3 500 médecins font confiance à PVS / Schleswig-Holstein - HAMBOURG – et PVS fait confiance à SIGEL Smartpro

1 900 000 factures, d'innombrables rappels de paiement et correspondances, 3 500 médecins affiliés, 100 employés, trois sites – ce ne sont que quelques chiffres qui décrivent les performances de PVS / Schleswig-Holstein - Hambourg. L'entreprise gère les factures médicales privées que reçoivent les patients des médecins affiliés sur ses sites de Bad Segeberg, Hambourg et Bad Doberan. Rien que la gestion administrative du papier à en-tête, du matériel de bureau et publicitaire ainsi que des cartes de visite pour 100 employés sur les trois sites représentait un effort considérable pour PVS / Schleswig-Holstein - Hambourg jusqu'en 2017. Avec la solution d'e-procurement Smartpro de SIGEL, le processus d'approvisionnement de PVS s'est considérablement simplifié. Nous avons pu discuter de la mise en œuvre, du déploiement sur les sites et du travail quotidien avec M. Timo Steidel, diplômé en gestion et responsable du marketing et de l'informatique, ainsi qu'avec sa collaboratrice Ann-Sophie Bock, employée de bureau.

Depuis 2017, Smartpro optimise les processus de commande de PVS

Lorsque 100 employés sur trois sites consomment du matériel, les appels d'offres, les commandes et la distribution peuvent prendre beaucoup de temps – un temps qui pourrait être utilisé de manière plus judicieuse si les processus d'approvisionnement étaient optimisés. Prenons l'exemple des cartes de visite : si un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone changeait lors d'une nouvelle commande, l'effort était assez important, se souvient M. Steidel : « Quelque chose était modifié, envoyé au fabricant, puis devait être à nouveau contrôlé, allait à l'imprimerie et devait finalement être récupéré. Le processus pour créer une seule carte de visite était très laborieux. » De plus, il fallait souvent obtenir et comparer des offres de différents fournisseurs avant de passer une commande de production. Si l'employé responsable était malade, la situation se compliquait encore. PVS / Schleswig-Holstein - Hambourg a identifié un potentiel d'économie de temps et d'argent dans ces processus habituels – la solution s'appelait Smartpro. Après une analyse des besoins incluant un atelier, une boutique en ligne fermée (Closed-Shop) pour la commande d'imprimés et de matériel publicitaire a été mise en place en collaboration avec SIGEL.

Point fort : la transparence des validations et des stocks

Depuis plus de quatre ans, plusieurs employés peuvent désormais commander divers articles à partir d'un catalogue complet. Tout est rapide, simple et transparent – y compris les processus de validation. « Nous pouvons voir quel employé commande quoi, s'il y est autorisé et si la commande est correctement exécutée. Le principe du double contrôle est ainsi respecté. C'est essentiel, surtout lorsqu'il s'agit de grandes quantités de papier, ne serait-ce que pour notre gestion de la qualité », explique Timo Steidel. Sa collègue, Ann-Sophie Bock, attache également de l'importance à la transparence. Pour elle, un avantage majeur de Smartpro est que les niveaux de stock de tous les articles sont visibles en quelques clics – tout comme les dernières commandes. À la question de savoir si PVS / Schleswig-Holstein - Hambourg choisirait à nouveau Smartpro, elle répond : « Du point de vue de l'utilisateur, je peux dire un grand oui. Comme c'est vraiment simple pour nous, pour le quotidien et pour ce rythme de commande, je le recommanderais toujours. »