Doch wie können Sie Ihren Arbeitsplatz sinnvoll organisieren – ohne festen Schreibtisch? Wie bleiben Sie strukturiert, wenn Sie zwischen Homeoffice und Büro wechseln? Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps an die Hand, um den Überblick nicht zu verlieren, egal von wo Sie arbeiten. Zusätzlich zeigen wir Ihnen, wie Sie sich auch digital organisieren können.
 

Allgemeine Organisation am Arbeitsplatz und im Büro

Ein gut organisierter und durchdachter Arbeitsplatz ist notwendig, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen, die Produktivität zu steigern und um zu verhindern, dass wertvolle Arbeitszeit mit dem Suchen notwendiger Arbeitsutensilien verschwendet wird. Das gilt für die Organisation im Büro, aber auch im Homeoffice und im Umgang mit privaten Unterlagen.

Ordnung halten am Arbeitsplatz

Im Beruf gibt es in der Regel bereits ein unternehmensübergreifendes Ordnersystem, nach dem Sie Ihre Dokumente ablegen können und sie – im Idealfall – schnell wieder finden. Auch wenn dieses System schon besteht, ist es sinnvoll, in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen, ob die Ordnerstruktur noch aktuell ist oder unter Umständen angepasst werden sollte.

Neben dem Einhalten des Ordnersystems ist es selbstverständlich auch wichtig, für Sauberkeit und Ordnung auf Ihrem Schreibtisch beziehungsweise an Ihrem Arbeitsplatz zu sorgen. Für Schreibtisch-Organisation mit System beginnen Sie am besten damit, sich von überflüssigen Dingen zu trennen, die den Arbeitsfluss stören. Prospekte, Werbung, Flyer, alte Bewerbungsmappen, Notizzettel oder Stifte, die nicht mehr funktionieren – trennen Sie sich davon und entsorgen Sie diese Dinge gnadenlos. Danach ist es sinnvoll, ein Ordnungssystem zu schaffen, das zu Ihnen passt und mit dem es Ihnen leichtfällt, die neu gewonnene Ordnung auch beizubehalten.

Besorgen Sie sich Stifteköcher, in die Sie Ihre Stifte einsortieren können, einen Klammernspender um lose Büroklammern aufzubewahren oder ein praktisches Memocenter für Notizzettel und Haftmarker. In Briefablagefächern können Sie aktuelle Briefe und Dokumente aufbewahren, bis Sie die Zeit finden, sich mit ihnen auseinander zu setzen. Für noch mehr Übersichtlichkeit stapeln Sie mehrere Ablagefächer übereinander und beschriften sie. Nehmen Sie sich am Ende einer Woche oder eines Monats die Zeit, um die Briefe und Unterlagen, die sich in den Ablagefächern befinden, in die entsprechenden Ordner einzusortieren und abzuheften.

Organisation im Büroalltag – effizientes Arbeiten mit Boards

Neben dem Schreibtisch sollte auch der Büroraum selbst ordentlich gehalten werden, um eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen. Neben den gängigen Büromöbeln wie Schreibtischen und Regalen gibt es weitere nützliche Tools, die Ihnen dabei helfen, gut organisiert durch den Arbeitsalltag zu kommen.

1. Nützen Sie die Wände des Raumes! Ob im Büro oder im Homeoffice – ein Wandkalender gibt einen Überblick über die anstehenden Termine des Jahres, informiert über Ferienzeiten oder Feiertage und ist hilfreich bei der Urlaubsplanung.
2. Whiteboards, Magnettafeln und Pinnwände helfen, aktuelle Projekte im Auge zu behalten und unterstützen beim Brainstorming.
3. Die mobilen Whiteboards und Magnettafeln können auch als Trennwände zwischen den Schreibtischen genutzt werden. So entsteht die Möglichkeit, sich bei offenen Bürokonzepten etwas abzugrenzen und konzentrierter zu arbeiten. Mehr zum Thema „Moderne Bürokonzepte für zeitgemäßes Arbeiten” erfahren Sie in unserem Blog.

Klare Kommunikationswege erleichtern den Arbeitsalltag

Durch die zunehmende Digitalisierung ändern sich auch die Kommunikationswege im Büro. Denn wer eine Information von Kollegen benötigt oder teilen möchte, unternimmt dies meist auf elektronischem Wege. Inzwischen erfolgt die interne Kommunikation nicht mehr ausschließlich per Mail, es gibt Tools wie Microsoft Teams oder andere Messenger. Nachrichten können schnell, einfach und in Echtzeit übermittelt werden – Meetings finden online statt. Das bringt große Vorteile bei der internen Kommunikation. Doch natürlich gilt es auch hier ein paar Dinge zu beachten, damit die Nachrichtenflut in Echtzeit nicht als störend empfunden wird.

1. Interne E-Mails sollten auf das nötigste begrenzt werden: Denn jede eintreffende Mail stört den Workflow. Sollte die Mail an mehrere Empfänger gerichtet sein, besteht zudem die Gefahr, dass ein Hin und Her an Antwort-Mails oder Nachfragen entsteht.
2. Jeder Mitarbeiter sollte mit dem nötigen technischen Zubehör ausgestattet sein: Für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschehen ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter die nötige technische Ausstattung wie Telefon, Laptop, Headset, Ladekabel, etc. besitzt. Nur so kann gewährleistet werden, dass die interne Kommunikation funktioniert.
3. Klare Regeln für die Kommunikation über Messenger: Es sollte in jedem Team klare Regeln geben, welche Informationen über den Messenger, E-Mail oder persönlich kommuniziert werden dürfen oder müssen.
4. Gesprächsprotokolle führen: Ob Meetings vor Ort oder digital – es ist unglaublich wichtig Protokoll zu führen. Wie Sie ein gutes Gesprächsprotokoll führen können Sie im Blogbeitrag “Protokoll erstellen – so gelingt eine effektive Mitschrift” nachlesen.

Nachdem Ihr Schreibtisch einem neuem Ordnungssystem folgt, ist es wichtig, über die Organisation im Arbeitsalltag zu sprechen. Denn nichts wirkt sich negativer auf die Konzentration und den Workflow aus als ein Kopf voll mit To-dos. Wir geben Ihnen Tipps zum erfolgreichen Strukturieren Ihres Arbeitsalltags:

• Schritt 1: Erstellen Sie eine To-do-Liste! Ob handschriftlich oder digital – schreiben Sie die anstehenden Aufgaben auf. Das hilft Ihnen, sich einen Überblick zu verschaffen.
• Schritt 2: Priorisieren Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste und vermerken Sie anstehende Deadlines. Erstellen Sie daraufhin einen Zeitplan und starten Sie mit den Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen.
• Schritt 3: Fassen Sie Aufgaben zusammen! Beantworten Sie beispielsweise nicht sofort E-Mails, wenn Sie diese erhalten. Setzen Sie sich dafür zwei Mal am Tag eine feste Zeit und arbeiten Sie Ihre Mails in dieser Zeit ab. So werden Sie bei wichtigen Aufgaben nicht unterbrochen.
• Schritt 4: Erledigen Sie wichtige Dinge zuerst, ganz nach dem Motto: „Eat the frog!” Oft neigen wir dazu, wichtige Aufgaben vor uns herzuschieben. Wenn Sie gleich am Morgen die wichtigsten To-dos abgearbeitet haben, können Sie die weiteren Punkte auf der Liste ganz ohne ein bedrückendes Gefühl im Hinterkopf oder gar ein schlechtes Gewissen erledigen.
• Schritt 5: Räumen Sie nach dem Feierabend den Schreibtisch wieder auf und checken Sie die To-dos und Termine für den nächsten. So können Sie den aktuellen Arbeitstag hinter sich lassen und wissen genau, welche Aufgaben am nächsten Tag anstehen.
   

Büroorganisation & Schreibtisch-Struktur bei flexiblen Bürokonzepten und im Home-Office

Flexibilität im Büro verlangt nach Flexibilität in der Organisation. Sie haben keinen festen Schreibtisch, weil Sie das Desksharing-Konzept nutzen, oder Sie wechseln zwischen Büro und Homeoffice? Dann ist es wichtig, folgende Punkte zu beachten:

1. Nutzen Sie ein Notizbuch, das Sie mit sich führen können. Dort können Sie wichtige Termine und Gesprächsnotizen festhalten und immer wieder nachschlagen. Versehen Sie Ihre Notizen mit Datum, so finden Sie Aufzeichnungen schnell wieder. Sie möchten mehr über die kreative Form der Organisation erfahren? Dann lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema Bullet Journaling.
2. Nutzen Sie Desk Sharing-Zubehör! In eine Desk Sharing Bag passt alles, was Sie für das tägliche Arbeiten benötigen: Laptop, Ladekabel, Stifte, Notizbuch, Kalender, Trinkflasche, kleine Ordner und vieles mehr. Mit der Tasche können Sie sowohl im Homeoffice, als auch im Büro von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz wandern und haben das Wichtigste immer mit dabei.
3. Mit einer einrollbaren Schreibunterlage verschönern Sie Ihren Schreibtisch und schützen diesen gleichzeitig vor Verschmutzungen. Einfach zusammengerollt lässt sich die Unterlage in der Tasche verstauen und nach Bedarf an einem anderen Arbeitsplatz wieder ausrollen.
4. Organisieren Sie sich auch digital. Das bedeutet: Tragen Sie alle wichtigen Termine in den Kalender auf Ihrem Arbeitslaptop oder Arbeitshandy ein. Sie haben die Termine im Blick und werden im besten Fall noch daran erinnert.

Digitale Büroorganisation: so organisieren Sie sich digital

Ihr Büro ist gut strukturiert, für Ihren Arbeitsplatz, ob fest oder mobil haben Sie eine klug durchdachte und organisierte Lösung gefunden. Der nächste Schritt ist die Strukturierung Ihres Computers. Spätestens wenn Ihr Desktop-Bildschirm übersäht von nicht abgelegten Dokumenten ist, wissen Sie, dass es an der Zeit ist, Ihren Laptop aufzuräumen.

Orientieren Sie sich bei der Ablage Ihrer digitalen Dokumente an dem Ordnungssystem, das Sie auch für Ihre analogen Ordner nutzen, beziehungsweise halten sie sich an das vom Unternehmen vorgeschriebene System und die vorgegebene Art zur Benennung von Dateien. So können Sie und Ihre Kollegen jederzeit und ohne Suchen auf Dokumente zugreifen.

Starten Sie mit der digitalen Organisation:

• Schritt 1: Löschen Sie unwichtige Dateien. Entleeren Sie auch den Papierkorb Ihres Laptops.
• Schritt 2: Lassen Sie spezielle Reinigungsprogramme durchlaufen, die Ihren Laptop oder PC von unwichtigen Funktionen, Apps und Dateien befreien. 
• Schritt 3: Umbenennen, Verschieben, Ordnen! Bennen Sie Dokumente immer nach demselben System. Verschieben Sie Dateien und Dokumente in die richtigen Ordner und finden Sie Über- und Unterkategorien.
• Schritt 4: Um im Zuge der Büroorganisation Ihre Aufgaben übersichtlich zu sammeln, können Sie Programme wie Trello oder Jira nutzen. Diese Projektmanagement-Tools helfen dabei, Aufgaben und Ziele zu organisieren und digital zu veranschaulichen. Sie behalten Ihre Aufgaben und Ziele im Überblick, können Fortschritte verfolgen und Projekte bei Bedarf im Team teilen.
• Schritt 5: Passwort-Manager, wie Dashlane oder OnePassword, sind hilfreiche Tools, mit denen Sie einen Überblick über Ihre Passwörter behalten.

Schreibtisch-Organisation mit System von SIGEL

Halten Sie Ordnung und starten Sie gut organisiert in den Arbeitstag mit den hilfreichen Produkten von SIGEL. Ob Desk Sharing-Zubehör, Notizbücher oder Whiteboards – ein durchdachtes Konzept und die passende Büroausstattung helfen Ihnen dabei, den Überblick über Ihre To-dos, Ziele und Unterlagen zu behalten. Ob im Homeoffice, im Büro an Ihrem festen Arbeitsplatz oder bei flexiblen Bürokonzepten – SIGEL ist der perfekte Begleiter im Arbeitsalltag! 

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird das generische Maskulinum eingesetzt. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.