Die Zeiten ändern sich – willkommen in der schönen neuen Welt der flexiblen Arbeit!

Die ständig wechselnde Lage mit immer wieder neuen Regeln für Alltag und Freizeit, aber auch für das Arbeitsleben, verlangten und verlangen viel von jedem Einzelnen und von der Wirtschaft im Allgemeinen. Geschlossene Geschäfte, Restaurants, Kinos, Abstandsregeln, Hygienemaßnahmen, Homeoffice – in wirklich allen Branchen brachte das Virus massive Veränderungen, die von Unternehmen und Angestellten gleichermaßen eine neue, noch nie notwendige Flexibilität forderten. 

Flexibilität bedeutet, sich neuen Gegebenheiten zu beugen, ohne an ihnen zu zerbrechen

Vor allem Unternehmen mit vielen Angestellten im Büro mussten in den vergangenen Monaten flexibel auf wechselnde Anforderungen reagieren, wenn ihre Mitarbeiter:Innen den Job im Homeoffice erledigen sollten. Gerade konservativen Geschäftsführer:Innen, Abteilungsleiter:Innen, und Personalabteilungen fehlte es bisweilen am Vertrauen, dass Kolleg:Innen zuhause genauso motiviert und produktiv ihre Aufgaben erledigen würden, wie im Büro. Studien widerlegten diese Sorge relativ schnell.

Die Führungsebene und Personalabteilung sind gefragt

Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung müssen geschaffen werden. Das Wichtigste ist, dass Klarheit herrscht über die flexible Arbeitsgestaltung. Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer:Innen müssen vorab klar definiert werden, wenn es u.a. um Arbeitszeiten, Erreichbarkeit, Vergütung und um die Ausstattung der flexiblen Arbeitsplätze geht. 

Stellen Sie als Arbeitgeber also sicher, dass ihre Mitarbeiter auch daheim so gut wie möglich ausgestattet sind. Gerade die technische Ausrüstung, die man im Büro gewohnt ist, fehlt manchmal im eigenen Zuhause. Dabei können Kleinigkeiten viel ausmachen: Mit der Maus navigiert man schneller als mit der Laptoptastatur und ist entsprechend produktiver. Mit zwei Bildschirmen hat man doppelt so viel im Blick und mit einer guten Internetleitung können Abbrüche in Meetings stark reduziert werden.

Für das Wechseln des Standortes ist es wichtig, auch die Arbeitsmaterialien schnell und zuverlässig transportieren zu können. Hier ist die richtige Tasche oder der richtige Rucksack schon oft ausreichend. Unkompliziertes Ein- und Auspacken von Utensilien (Laptop, Notizbuch, Dokumente) erleichtert das Arbeiten an verschiedenen Orten, wie im Zug oder in einem Café. 

• Mitarbeiter werden beharrlicher und geben egal bei welcher Problemstellung nicht so leicht auf
• Sie erkennen in Fehlern und im Scheitern Möglichkeiten, sich zu verbessern
• Sie werden offener für andere Meinungen und gehen Projekte kreativer an
• Sie arbeiten insgesamt effektiver – zur eigenen Zufriedenheit und zur Zufriedenheit ihrer Vorgesetzten

Flexible Zeiteinteilung

Durch flexible Arbeitszeiten lassen sich berufliche und private Angelegenheiten einfacher miteinander vereinbaren, sie gewähren Mitarbeiter:Innen mehr Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Angestellte, die sich die Zeit frei einteilen können, werden sich nicht zwingend an der Uhr orientieren, sondern zum Beispiel daran, wann am Tag sie besonders kreativ oder produktiv sind – was oft individuell sehr unterschiedlich ist. So werden Denk- und Handlungsblockaden vermieden.

Die flexible Zeiteinteilung muss aber nicht nur tageweise, sie kann auch längerfristig angewendet werden. Es gibt verschiedene Modelle, die Arbeitgeber bzw. Personalabteilungen anbieten können, wie z.B.: 

• Gleitzeit ist ein weit verbreitetes Modell. Hier wird eine Kernarbeitszeit festgelegt, zum Beispiel von 9 bis 16 Uhr. Angestellte entscheiden selbst, ob sie vor 9 Uhr anfangen, um nachmittags früher Schluss machen zu können – oder ob sie lieber später beginnen und länger bleiben. Durch ein Zeiterfassungssystem wird gemessen, ob jede*r Einzelne die definierte Wochenarbeitszeit geleistet hat. Sind zu wenige Stunden auf dem Konto, müssen diese nachgeholt werden. Bei einem Plus auf dem Konto kann der Arbeitgeber Überstunden bezahlen oder Freizeitausgleich anbieten. 
• Teilzeit kann verschiedene Ausprägungen haben. Für alle gilt, dass die Wochenarbeitszeit geringer ist als bei Vollzeit-Beschäftigten, zum Beispiel mit reduzierter Stundenzeit pro Tag, reduzierten Arbeitstagen pro Woche, oder einer Kombination aus beidem. Als „Blockteilzeit“ bezeichnet man ein Modell, bei dem der Arbeitnehmer für längere Freizeitblöcke im Jahr die restliche Zeit in Vollzeit arbeitet.  
• Bei der Vertrauensarbeitszeit ist nicht die Zeit im Büro oder vor dem PC entscheidend, sondern die Erledigung von vereinbarten Aufgaben, die klar definiert werden müssen.

Wichtig für Arbeitnehmer:Innen ist es, sich selbst klare Grenzen zu setzen: Bei flexibler Arbeit besteht die Gefahr, dass Beruf und Freizeit fließend ineinander übergehen. Feierabend, Auszeit und Pausen sind aber im Arbeitsrecht verankert und sollten eingehalten, Arbeit und Freizeit klar voneinander getrennt werden.

Manche Mitarbeiter tun sich schwer, abzuschalten. Das Smartphone oder den PC auszuschalten, selbst runterzukommen, zu regenerieren. Das sollten sie aber, denn nur so lässt sich Überbelastung und Stress vermeiden und eine ausgeglichene Work-Life-Balance erreichen, um langfristig Motivation und Produktivität zu gewährleisten.

Höhere Motivation

Wer sich seine Zeit selbst einteilen kann, wer frei wählen kann, wo er arbeitet, wer gedanklich flexibel wird und bleibt, ist oft gelassener und glücklicher. Wer bei der Arbeit glücklich ist, ist motivierter, kreativer, leistet mehr und bessere Arbeit. Und was kann man sich als Unternehmen mehr wünschen, als motivierte Arbeiter? Je motivierter die Belegschaft, desto produktiver wird sie sein. Außerdem sind motivierte Angestellte auch treue Angestellte – insofern wirkt flexible Arbeit sich auch positiv auf die Fluktuation in der Belegschaft aus, was in Zeiten immer größer werdenden Fachkräftemangels nicht unerheblich ist.
 

Als New Work Experte hilft SIGEL vielen Unternehmen, flexibel zu arbeiten

Seit Jahrzehnten beobachten wir bei SIGEL nicht nur die Veränderungen in der Arbeitswelt, sondern leben sie auch selbst. So stellen wir sicher, dass Unternehmen mit den richtigen Produkten ihre Büros und ihre Mitarbeiter:Innen so ausstatten, dass sie im Wandel der Zeit einen guten Job machen können. Vom tagtäglichen Büromaterial bis zu vielfach ausgezeichnetem, designstarkem und multifunktionalem Mobiliar bieten wir vielerlei Möglichkeiten, wechselnden Ansprüchen flexibel zu begegnen und immer bessere Arbeit zu leisten. Dabei steht das Wichtigste stets im Mittelpunkt unseres Strebens: der Mensch und seine Bedürfnisse.