Was anfänglich als kaum zu schaffende Kraftanstrengung erschien, erwies sich mit der Zeit für viele Firmen und deren Mitarbeiter:Innen sogar als vorteilhaft. Die neue Flexibilität entpuppte sich als positiv in vielerlei Hinsicht. Wenn die Menschen nicht mehr jeden Tag in die Arbeit fahren oder zu Meetings in fremde Städte oder gar Länder reisen, entlastet das die Umwelt. Gleichzeitig schont es die Budgets von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Auch der soziale Aspekt ist nicht zu vernachlässigen. Menschen, die sich ihre Arbeit flexibel einteilen können, werden mehr Zeit für Familie und Freunde finden oder für Dinge, die ihnen wichtig sind. Was fast niemand geahnt hätte, ist, dass die vermehrte Arbeit von zuhause kaum Einfluss auf die Produktivität von Unternehmen nahm. Flexibel und in eigener Zeiteinteilung zu arbeiten, auch noch ohne Ablenkung von Kollegen und anderen Störfaktoren im Büro, half Angestellten, sich stärker auf den Job zu konzentrieren und so noch mehr für das Unternehmen zu leisten als vor der Pandemie.
 

Kommt das Licht am Ende des Tunnels?

Mittlerweile hat sich einiges getan im Kampf gegen die Pandemie. Immer mehr Impfstoffe lassen ein Licht am Ende des Tunnels erkennen, und die Hoffnung wächst, dass wir schrittweise zu einer gewissen Normalität zurückkehren können. Auch in der Arbeitswelt. Selbst wenn sich viele Menschen in der Zwischenzeit ans Homeoffice gewöhnt haben und Firmen die oben erwähnten Vorteile anerkennen. Also, wie geht es zurück in eine „normale“ Arbeit, wie können wir die Vorteile weiter nutzen, was muss sich ändern, welche Chancen, welche Risiken gilt es, mittel- und langfristig in die Planung einfließen zu lassen? Muss man vielleicht sogar die grundsätzlichen Werte und Einstellungen, die Unternehmenskultur hinterfragen?

Zumindest in der Unternehmenskommunikation hat sich einiges nachhaltig geändert. Mithilfe technischer Neuerungen ist es gelungen, Kollegen auch über große räumliche Distanz weiter zusammenarbeiten zu lassen. Viele Meetings liefen als Telefon- oder Videokonferenzen, Präsentationen wurden übers Internet gehalten und verfolgt, usw. Wer schon einmal an einer Videokonferenz teilgenommen hat, weiß zwar zu schätzen, dass die wichtigsten Informationen weiterhin mit allen Beteiligten geteilt werden können. Andererseits vermissen Teilnehmer oft das „Drumherum“, den Schwatz in der Kaffeepause, das soziale Element, das die Kommunikation über das Internet einfach nicht ersetzen kann.

Strong ties und Weak ties – wir brauchen beide!

Schon 1973 erkannte der Soziologe Mark Granovetter, dass in einer funktionierenden Gesellschaft die Menschen durch „strong ties“ (starke Beziehungen) und gleichzeitig „weak ties“ (schwache Beziehungen) miteinander verbunden sind, die beide wesentliche Funktionen erfüllen. Strong ties werden zu wichtigen, engen Netzwerken, deren Mitglieder in verschiedenen Konstellationen sogar eng befreundet sein können. Weak ties sind im Vergleich formloser, aber auch viel weitreichender: heterogene Gruppen, die lockerer verbunden und offener für Neues sind, die andere Sicht- und Herangehensweisen ins Spiel bringen, festgefahrene Meinungen hinterfragen, Wissen vermehren und Kreativität und Innovation fördern.

In der Kommunikation per Video-Chat oder in sozialen Netzwerken können die vor der Pandemie etablierten Strong Ties noch gefestigt, Zusammenhalt kann gestärkt und Zusammenarbeit verbessert werden. Die Weak Ties mit all den erwähnten Vorteilen werden aber reduziert, weil eben in der Kaffeepause einer Konferenz kein Smalltalk mehr stattfindet, man auf dem Flur keinen neuen Kollegen begegnet und kennlernt. Darunter kann die Produktivität einer Firma leiden.

Wie sollen Firmen dieser Entwicklung entgegenwirken, wenn der Lockdown vorbei ist und wir in die Büros zurückkehren können?
 

Unternehmenskultur anpassen

Um die Vorteile der durch die Pandemie aufgezwungenen Flexibilität auch weiterhin nutzen zu können, werden einige Firmen ihre Unternehmenskultur, ihre Werte neu justieren müssen. Ein „weiter so“ wie vor der Pandemie anzustreben, könnte all das Gelernte und die mittlerweile oft vorteilhaften, innovativen Prozessen gefährden.

Büro (um)gestalten

Mitarbeiter sollen wieder in das Büro zurückkehren, nachdem sie sich monatelang an das Arbeiten in den eigenen vier Wänden gewohnt, sich einen individuellen Arbeitsplatz eingerichtet und ihren Tages- oder Wochenablauf neu gestaltet haben. Natürlich lässt sich die Präsenz in der Firma „von oben“ anordnen. Geschickter wäre es allerdings, das Büro so zu gestalten, dass die Menschen gerne zurückkommen, weil sie sich dort wohlfühlen und die lang vermisste Interaktion mit Kollegen als vorteilhaft empfinden. Das geht zum Beispiel in einer gemütlichen Cafeteria oder Lounge, wenn sich solche Räume einrichten lassen. Der finanzielle Aufwand dafür ist meist geringer, als man denkt. Wichtiger ist wie gesagt, dass diese Form der Zusammenarbeit erlaubt und vorgelebt wird.
 

Gesundheitsschutz garantieren

Wenn wir uns alle zum gemütlichen Pausenplausch oder generell zum Arbeiten in Teams wieder zusammenfinden sollen, muss (!) vorrangig der Gesundheitsschutz garantiert sein. Optimierte Hygiene an allen Arbeitsplätzen, Händedesinfektionsmittel, Schnelltests etc. sollten überall angeboten werden, solange die Belegschaft nicht ausreichend geimpft ist.
 

Homeoffice weiter nutzen

Bis nicht alle Mitarbeitenden ihren Impfschutz erhalten haben, werden wir weiterhin zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten müssen. Und auch danach sollten diejenigen, die es möchten, im Homeoffice arbeiten dürfen, um die gelernte und geliebte neue flexible Freiheit weiterhin zu genießen. Angestellten sollte unbedingt ein entsprechendes Angebot gemacht werden. Das steigert die Motivation und Produktivität, ist also auch im Sinne der Arbeitgeber. Vor allem, wenn es um konzentriertes Arbeiten geht, hat sich das Homeoffice als nützlich erwiesen.

Ausstattung optimieren

Um langfristig produktive Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen, ist es unumgänglich, überall die technischen Voraussetzungen für die neue Flexibilität zur Verfügung zu stellen. Gute Internetleitungen, Laptops und sämtliches anderes Equipment für die Arbeit zuhause sollte mittlerweile optimiert sein. Das gilt auch für die alltäglichen Dinge, die man als Grundausstattung voraussetzt und gern übersieht: Nicht jede*r Mitarbeitende hat zuhause das nötige Office-Equipment wie z.B. einen ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz, eine Schreibtischunterlage, ein Mousepad und all das, was man auf Büroschreibtischen eben findet. Falls hier noch Handlungsbedarf besteht, ist es jetzt höchste Zeit, zu reagieren, gerade vonseiten des Arbeitgebers.
 

Priorisieren und bewusst machen

Spätestens wenn alle Voraussetzungen für ein Arbeiten im Büro UND zuhause geschaffen sind, muss es Prioritäten geben, klare Regeln und ein allgemeines Bewusstsein dafür, welche Arbeit wann und wo zu erledigen ist. Für wen ist welche Arbeit vorteilhaft, wo und wann kann Firma und Angestellte*r den besten Job machen? Diese Fragen sind zu beantworten und die Antworten sind deutlich zu kommunizieren.
 

Analysieren und reagieren

Dann empfiehlt es sich natürlich, mittel- und langfristig zu überprüfen, ob die implementierten Änderungen auch funktionieren und gegebenenfalls darauf zu reagieren, wenn es irgendwo hakt. Wie auch immer es weitergeht, die besten Chancen werden diejenigen Unternehmen haben, die weiterhin flexibel bleiben.