In den vergangenen Jahren haben Meetings und besonders Online-Meetings immer mehr an Bedeutung gewonnen. Dafür sind die Corona-Pandemie und damit einhergehende neue Arbeitsmodelle wie mobiles Arbeiten verantwortlich. Wenn diese Meetings koordiniert abgehalten werden, sind sie eine gute Möglichkeit, um mit Kollegen in Kontakt zu bleiben und Projekte im Blick zu behalten. Eine Häufung an ineffizienten Meetings kann langfristig jedoch zu Unzufriedenheit bei Angestellten sowie zu finanziellen Einbußen bei Arbeitgebern führen.

Zu viele Teilnehmer

Manchmal beginnen die Probleme bereits bei der Einladung zum Meeting, nämlich dann, wenn zu viele Personen eingeladen werden. Bei effizienten Besprechungen sind nur Personen eingeladen, die tatsächlich Input zum Thema liefern können oder vom Besprochenen direkt betroffen sind. Ansonsten besteht die Gefahr, dass einige Kollegen stumm im Meeting sitzen und ihre Gedanken abschweifen. Diese Zeit könnte auch produktiver genutzt werden. Eine gute Alternative hierfür ist, dass nur die tatsächlich benötigten Mitarbeiter im Meeting dabei sind und der Rest des Teams im Nachhinein mit einer E-Mail über die wichtigsten Erkenntnisse informiert wird.

Fehlendes Protokoll

Um Kollegen, die nicht im Meeting dabei waren, im Nachhinein über die Inhalte des Treffens zu informieren, sind gute Notizen ein absolutes Muss. Darüber hinaus helfen sie auch dabei einen Überblick zu behalten, welche Themen bereits besprochen wurden, zu welchen Erkenntnissen Sie gelangt sind und welche Aufgaben sich aus dem Gespräch ergeben. So können zukünftige Meetings auf diesen Erkenntnissen aufgebaut werden und es kommt nicht zu unnötigen Dopplungen. Hilfreiche Informationen zum Erstellen eines guten Protokolls finden Sie in unserem Blog.

Fehlende Struktur ohne Ziel

Eine häufige Problematik in vielen Meetings ist, dass zu viele Themen oberflächlich angesprochen werden, die Gesprächspartner jedoch keine neuen Erkenntnisse oder Lösungen für Problematiken finden. Der Grund dafür ist häufig eine fehlende Struktur innerhalb des Meetings. Zudem wird das Ende des Meetings oft offengelassen. Sinnvoller ist es, genau zu definieren, welche Fragen noch zu klären sind und auf welches Ziel hingearbeitet wird.

Tipp #1: Vorbereitung: Agenda und klare Themenstellung

Eine klare Themenstellung in Form einer Agenda sollte schon vor dem Meeting vorbereitet werden. Hier legen Sie fest, welche Ergebnisse im Gespräch erreicht werden sollen. Außerdem hilft die Agenda dabei, die Meeting-Struktur einzuhalten und zu entscheiden, welche Personen tatsächlich beim Meeting dabei sein sollten. Im Idealfall wird die Agenda schon vor dem Meeting an die Teilnehmer gesendet, sodass sie sich bereits im Vorfeld kurz auf die Besprechung vorbereiten können. Bei der Themenstellung wird außerdem festgelegt, welche Ergebnisse im Gespräch erreicht werden sollen, beziehungsweise auf welches gemeinsame Ziel hingearbeitet wird.

Tipp #2: Effiziente Meeting-Struktur

Die oben genannte Agenda legt vorab fest, welche Punkte im Treffen besprochen werden sollen. Somit ist sie die Grundlage für eine klare Meeting-Struktur und einen festen Gesprächsaufbau, an dem sich alle Teilnehmer entlanghangeln können. Während des Meetings können Sie immer wieder auf die Agenda und somit die Meeting-Struktur zurückkommen, zum Beispiel um unnötige Abschweifungen zu vermeiden. Zu einer guten Meeting-Struktur gehören darüber hinaus klare Abläufe im Gespräch, zum Beispiel festgelegte Zeiten für den freien Austausch und Diskussionen, Präsentationen oder Brainstormings.

Tipp #3: Moderator festlegen

Ist eine Meeting-Struktur definiert, gilt es, diese auch einzuhalten. Deshalb ist es von großer Bedeutung, für das Gespräch einen Moderator festzulegen, der es leitet. Er behält die Zeit im Blick, löst unnötige Diskussionen auf und lenkt die Unterhaltung wieder auf das eigentliche Thema zurück. Dabei gilt zu beachten, dass der Moderator nicht zwingend eine Führungskraft oder die ranghöchste Person im Meeting sein muss. Tatsächlich ist es sinnvoll, die Moderatoren-Tätigkeit von Meeting zu Meeting einer anderen Person zuzuweisen, um für Abwechslung zu sorgen.

Tipp #4: Einen zeitlichen Rahmen festlegen

Um ein Meeting erfolgreich abzuhalten ist auch wichtig, dass es einen festen Zeitrahmen für das Treffen gibt. Dieser sollte bereits bei der Erstellung der Agenda berücksichtigt werden. Eine Zeitbegrenzung hilft, die Teilnehmer davon abzuhalten, zu viel über Unnötiges zu reden. Außerdem ermöglicht eine festgelegte Zeitspanne die bessere Planung von Anschlussterminen.

Tipp #5: Stehen statt sitzen

So ungemütlich es auf den ersten Blick vielleicht scheinen mag: Die erfolgreichsten Meetings finden nicht im Sitzen, sondern im Stehen statt! So kann die Atmosphäre in der Besprechung aufgelockert werden, die Gespräche werden lebhafter und dynamischer. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Teilnehmer im Stehen aufmerksamer und wacher sind. Möchten Sie Meetings im Stehen abhalten ist es jedoch wichtig, dass es höhenverstellbare Tische oder Pulte gibt, damit die Teilnehmer auch Notizen anfertigen können. Weitere Informationen zum Abhalten von Meetings im Stehen finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema „Daily Standup-Meeting“.

Tipp #6: Meetings visualisieren

Den meisten Menschen bleibt Gesagtes besser im Kopf, wenn sie dabei visuelle Unterstützung haben. Das gilt auch im Meeting. Deshalb ist es sinnvoll, Informationen nicht nur im Protokoll, sondern auch im größeren Format bereits während des Meetings für alle sichtbar zu teilen. Dies kann zum Beispiel an einem Laptop geschehen, der mit einem größeren Bildschirm verbunden ist. Mehr Freiraum für Kreativität bieten klassische Whiteboards, auf denen von Hand geschrieben werden kann. Hier können auch kleine Zeichnungen, Mindmaps und Brainstormings schnell, einfach und für alle Teilnehmer sichtbar aufgezeichnet werden.

Erfolge dank effizienter Meeting-Kultur

Versuchen Sie, in Ihren nächsten Meetings die oben genannten Tipps umzusetzen. Einige Punkte werden von manchen Personen zunächst vielleicht abgelehnt – Änderungen umzusetzen benötigt immer etwas Zeit. Um die Kollegen von den neuen Maßnahmen zu überzeugen, sollte von Anfang an deutlich gemacht werden, dass diese getroffen werden, um Meetings für alle Teilnehmer angenehmer und effektiver zu machen und die Mitarbeiter beim Zeitmanagement zu unterstützen.

Ein gutes Meeting bringt die folgenden Vorteile: 

• rasche Lösungsfindung
• kreativer Ideenaustausch
• besserer Teamzusammenhalt
• Wertschätzung aller Teammitglieder

Steigern Sie Ihre Effizienz im Meeting – mit Whiteboards von SIGEL

Sorgen Sie im Meeting für visuelle Reize und helfen Sie den Teilnehmenden dabei, das Gesagte besser nachzuvollziehen. Whiteboards von SIGEL sind praktisch und sind durch ihr cleanes Design gleichzeitig ein eleganter Blickfang in jedem Besprechungsraum.

Möchten Sie während des Meetings handschriftliche Notizen anfertigen, empfehlen wir Ihnen unsere hochwertigen Notizblöcke und Notizbücher in einer Vielzahl an Formaten und Lineaturen.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.