Gesprächsnotizen: Was genau ist damit gemeint?

Eine Gesprächsnotiz ist eine Aufzeichnung der wichtigsten Punkte, die während eines Gesprächs besprochen wurden. Häufig wird auch der Begriff Memo verwendet. Die Notiz dient dazu, das Gespräch zu dokumentieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen festgehalten werden. Eine Gesprächsnotiz anzufertigen und aufzubewahren ist aus verschiedenen Gründen sinnvoll:

1. Erinnerungshilfe: Gesprächsnotizen helfen Ihnen dabei, sich an wichtige Informationen und Details zu erinnern, die während des Gesprächs besprochen wurden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie nichts vergessen und haben die Möglichkeit später auf die Notizen zurückzugreifen.
2. Dokumentation: Gesprächsnotizen können als offizielle Dokumentation dienen, insbesondere in Fällen, in denen es wichtig ist, dass Sie nachweisen können, was besprochen wurde. Dies kann beispielsweise in Verhandlungen oder bei rechtlichen Angelegenheiten der Fall sein. Häufig handelt es sich hierbei um ein Protokoll, das deutlich ausführlicher geführt werden muss. Weitere Informationen zum Thema Protokoll erstellen finden Sie in unserem Blog.
3. Kommunikation: Gesprächsnotizen können dazu beitragen, die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen, Teams oder Kollegen zu verbessern, indem die Notizen sicherstellen, dass alle relevanten Informationen geteilt werden.

Gesprächsnotizen bei Kundengesprächen: die wichtigsten Informationen festhalten

In Kundengesprächen geht es oft um das Verkaufen von Produkten oder Dienstleistungen oder um die initiale Beratung. Es ist wichtig, die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen, denn nur so kann eine passende Lösung angeboten werden. Die Gesprächsnotizen sollten daher Informationen über die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden enthalten. Beim Aufschreiben sollten Sie sich vor allem auf die wichtigen Fragen des Kunden konzentrieren und gleichzeitig die angebotenen Lösungsvorschläge notieren.

Notizen im Teammeeting – Arbeitsabläufe organisieren

Teammeetings sind in der Regel intern und dienen dazu, Arbeitsabläufe zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle Angestellten auf dem gleichen Stand sind. Ihre Gesprächsnotizen sollten daher einen Überblick über die wichtigsten Themen und Entscheidungen geben, die im Meeting besprochen wurden. Dazu gehören zum Beispiel aktuelle Termine, Veränderungen in der Belegschaft, neue Aufgaben oder Kunden und vieles mehr.

Auch bei internen Fachkonferenzen können Gesprächsnotizen sehr sinnvoll sein. Zum einen ist es wichtig, die wichtigsten fachlichen Themen, die angesprochen wurden, zu notieren. So können Sie sich im Nachgang noch einmal über das Thema informieren und wichtige Punkte nachlesen. Damit dies möglich ist, ist es sinnvoll, interne Präsentationen und die dazugehörigen Notizen für alle Angestellten zugänglich abzulegen. Eine Kombination aus den eigenen Gesprächsnotizen und den Informationen aus der Präsentation kann zu einem umfangreichen Wissenspool führen – ideal für die Vor- und Nachbereitung der Themen.

Gesprächsnotizen bei Telefonkonferenzen – virtuelle Kommunikation schriftlich festhalten

Telefonkonferenzen und Online-Meetings sind eine häufige Form der virtuellen Kommunikation. Da die Teilnehmer nicht physisch anwesend sind, kann es schwierig sein, die wirklich wichtigen Punkte herauszufiltern. Gerade bei klassischen Telefonkonferenzen ohne Bild ist es unmöglich, die Mimik und Gestik der Anwesenden zu deuten.

Spontan eingehende Anrufe sind in der Regel nicht planbar, häufig ist die verantwortliche Person nicht verfügbar. Dann ist es wichtig, das Telefongespräch in einer Telefonnotiz richtig festzuhalten. Memos können dabei helfen, das Anliegen des Anrufers mit allen relevanten Informationen an den zuständigen Mitarbeiter zu übergeben. Folgende W-Fragen sollten dabei in die Notiz aufgenommen und abgefragt werden:

1. Wann wurde angerufen?
2. Wer hat angerufen?
3. Was ist das Anliegen des Anrufers?
4. Wie sind die Anrufer verblieben?
5. Was könnte noch relevant sein?

Gesprächsnotiz: mit Vorlagen zum Ergebnis

Um eine effektive Gesprächsnotiz zu verfassen, gibt es ein paar wichtige Punkte, die Sie beachten sollten. Zunächst gilt es den Zweck des Gesprächs zu klären und sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Informationen erhalten haben, bevor Sie mit dem Verfassen der Notiz beginnen. Verwenden Sie eine Vorlage für Gesprächsnotizen – so vergessen Sie keine relevanten Punkte. In der Vorlage sollten Sie Platz für folgende Informationen haben:

• Datum, Uhrzeit und Ort des Gesprächs
• Namen und Rollen aller Teilnehmer
• Themen, die besprochen wurden
• Entscheidungen, die getroffen wurden
• Nächste Schritte und Verantwortlichkeiten
• Termine und Fristen

Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache. Damit stellen Sie sicher, dass die Notizen auch nach dem Gespräch leicht zu verstehen sind. Verwenden Sie auch Aufzählungszeichen und Absätze, um das Gesagte übersichtlich zu gestalten. Mit Textmarkern können wichtige Punkte farblich hervorgehoben werden.

• Notieren Sie während des Gesprächs in Stichpunkten.
• Halten Sie das Gespräch dort fest, wo Sie schnell sind: auf einem Notepad, Zettel oder ganz einfach digital in einem Word-Dokument.
• Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner mit, dass Sie Memos anfertigen. Ihr Gesprächspartner kann mögliche Gesprächspausen einbauen, sodass Ihnen das Mitschreiben leichter fällt.
• Fragen Sie nach! Wenn Sie sich unklar sind oder etwas nicht richtig verstanden haben, sollten Sie sich nicht davor scheuen nachzufragen. Es ist besser, einmal mehr nachzufragen, bevor Sie falsche Informationen festhalten.
• Gerade wenn Sie Gesprächsnotizen für andere Personen anfertigen, ist es sinnvoll, diese in digitaler Form festzuhalten. Diese Notizen sind besser lesbar und können schnell und einfach weitergeleitet werden.

Gesprächsnotiz-Block: Memos sammeln und organisieren mit SIGEL

Gesprächsnotizen können auf verschiedene Arten aufgezeichnet werden. Ein Gesprächsnotiz-Block im A5-Format ist eine praktische Möglichkeit, um Memos zu sammeln und zu organisieren. Die SIGEL-Gesprächsnotiz-Blöcke bieten speziell gestaltete Vorlagen für Gesprächsnotizen, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Notizen schnell, einfach und übersichtlich zu gestalten.

Sie möchten Ihre Memos ohne vorgefertigte Vorlagen aufschreiben? Dann verwenden Sie dafür die Notizbücher und Notizblöcke der Conceptum-Reihe von SIGEL. Darin können Sie Ihre Notizen effizient notieren und organisieren.
 

Mit SIGEL zu organisierten Notizen

Gesprächsnotizen sind ein wichtiger Teil des Arbeitslebens und können dazu beitragen, dass alle relevanten Informationen aufgeschrieben, weitergeleitet und bedacht werden. Wenn Sie sich an die oben genannten Tipps halten und eine Vorlage für Gesprächsnotizen verwenden, werden Sie garantiert gelungene Memos verfassen, die Ihnen und Ihren Kollegen dabei helfen, Ihre Arbeit besser zu organisieren, zu strukturieren und zu dokumentieren.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird das generische Maskulinum eingesetzt. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.