Ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens, aber auch mit externen Parteien, wie zum Beispiel mit Kundinnen und Kunden, ist ein freundlicher, einladender und moderner Konferenzraum. Die Einrichtung und Gestaltung dieser Räumlichkeiten sollten nicht nur bequem und praktisch sein, sondern im Idealfall auch noch die kreative Stimmung bei Meetings unterstützen und einen offenen, produktiven Austausch zwischen allen Beteiligten ermöglichen.

Dabei gibt es einige allgemeine Fragen, die im Hinblick auf die Einrichtung eines Konferenzraums beachtet werden sollten: 

• Um welche Art von Unternehmen handelt es sich? Eine Firma mit großem Fokus auf Kreativ-Arbeit hat andere Ansprüche an ihren Konferenzraum als ein Unternehmen, in dem vor allem mit Zahlen jongliert wird.
• Für wen ist der Konferenzraum gedacht? Sollen hier vor allem interne Besprechungen abgehalten werden oder auch Kundentermine? Vor allem, wenn Letzteres der Fall ist, wird der Raum zu einem Aushängeschild für das Unternehmen und sollte entsprechend eingerichtet sein.
• Wie viele Personen nehmen in der Regel an den Meetings teil? Bei der Ausstattung eines Konferenzraums sollte darauf geachtet werden, dass genügend Platz im Raum und vor allem am Tisch ist. Andererseits ist es wenig sinnvoll, einen riesigen Konferenzraum einzurichten, wenn an Treffen in der Regel nur wenige Personen teilhaben. Ein sehr großer, fast leerer Raum kann schnell einschüchternd wirken und sich somit negativ auf die Kommunikation beim Meeting auswirken.

Konferenzraum gestalten: Anforderungen an den Raum

Wenn ein Unternehmensgebäude neu gebaut wird oder eine Firma in ein neues Büro zieht, gilt es schon hier, genau zu überlegen, welches Zimmer sich am besten als Konferenzraum einrichten lässt.

Der bedeutendste Punkt ist die Größe des Raums. Er sollte problemlos einen Konferenztisch für die entsprechende Personenzahl beherbergen können. Auch anderes Mobiliar wie Schränke und die notwendige technische Ausstattung sollten im Raum Platz finden.

Apropos Technik: Bei der Einrichtung eines modernen Besprechungsraums gilt es, von Anfang an zu beachten, dass genügend Steckdosen und Anschlüsse vorhanden sind, sodass PCs, Bildschirme oder Beamer unkompliziert angesteckt werden können. Zudem können Steckdosen am Konferenztisch notwendig sein, wenn häufig lange Meetings stattfinden. Falls die Teilnehmer ihre Notebooks oder Tablets zwischendurch laden müssen, kann dies so reibungslos am Platz stattfinden. Wenn möglich sollte zudem unnötiger Kabelsalat im Raum vermieden werden - wir möchten einen kreativen Arbeitsplatz schaffen, keinen chaotischen. Clevere Kabelboxen, -kanäle oder Fußleisten helfen, die Leitungen zu verstecken. Dies ist nicht nur schöner anzusehen, sondern verringert auch die Stolpergefahr.

Ein weiterer, extrem wichtiger Aspekt im Hinblick auf den Raum selbst: die richtige Beleuchtung. Sie spielt eine große Rolle, wenn es darum geht, die Konzentration der Meeting-Teilnehmer:innen so lange wie möglich aufrecht zu erhalten. Schummerlicht oder grelle Neonröhren können die Augen belasten und zu Müdigkeit oder Kopfschmerzen führen. Deshalb setzen Sie bei der Beleuchtung von Konferenzräumen möglichst auf natürliches Licht, das durch großzügig geschnittene Fenster einfallen kann. Ein weiterer Vorteil hierbei: Durch die Fenster ist regelmäßiges Stoßlüften möglich. Die frische Luft bringt nicht nur Sauerstoff und somit neue Energie. Richtiges Lüften ist zudem wichtig, um Krankheitserreger aus dem Raum zu entfernen. Die Fenster sollten jedoch bei Bedarf durch Jalousien, Rollläden oder Vorhänge abgedunkelt werden können. So werden störende Lichtspiegelungen oder zu viel Helligkeit bei der Verwendung eines Beamers vermieden.

Besprechungsraum: Ideen für das passende Mobiliar

Ist das möglichst ideale Zimmer ausgewählt, geht es an die Ausstattung des Besprechungsraums. Das Raumkonzept sollte auf den Raum selbst zugeschnitten sein. Hier kommen die richtigen Möbel ins Spiel. Das Herzstück der Räumlichkeiten ist hier der Tisch. Er ist der Ort, an dem gemeinsames Brainstorming, lebhafte Diskussionen und kollektive Ideensuchen stattfinden sollen. Dabei muss der Tisch selbstverständlich genug Platz für alle Meeting-Teilnehmer:innen bieten. Pro Stuhl sollten etwa 60 Zentimeter Tischbreite zur Verfügung stehen. So können Notebooks, Notizbücher und Getränke mit ausreichend Abstand auf dem Tisch platziert werden.  Bei der Wahl eines Tisches zur Konferenzraum-Gestaltung sollten Sie zudem darauf achten, dass die Tischbeine so an der Tischplatte angebracht sind, dass der komplette Platz am Tisch tatsächlich genutzt werden kann und die Beine nicht stören. Das heißt, die Tischbeine sollten nicht im Weg sein, sodass überall am Tisch Stühle platziert werden können. Am besten funktioniert dies bei Tischen, deren Beine mittig an der Tischplatte befestigt sind. Zu jedem Tisch gehören natürlich die passenden Stühle. Für optimalen Sitzkomfort sollte hier beachtet werden, dass die Tischhöhe zur Höhe der Stühle passt. Selbstverständlich sollten die Stühle bequem sein - gerade wenn es im Unternehmen häufig zu sehr langen Konferenzen und Meetings kommt, lohnt sich die Anschaffung von ergonomischen Modellen, die den Rücken der Konferenz-Teilnehmer:innen schonen.

Je nachdem, welche besonderen Ansprüche Sie an Ihren modernen Konferenzraum haben, können weitere Möbelstücke zur festen Einrichtung gehören. Schränke oder Regale bieten zusätzliche Ablageflächen. Ein Rednerpult bietet sich an, wenn im Raum häufig Vorträge und Präsentationen stattfinden. Eventuell können auch Cateringschränke oder rollende Servierwägen für die Getränkeausgabe zum Einsatz kommen.

In einem zunehmend digitalen Workspace kann es helfen, einzelne Arbeitsschritte und To-dos auch außerhalb eines PC-Monitors zu visualisieren. Gerade beim gemeinsamen Brainstorming und bei modernen Arbeitstechniken wie Scrum, Kanban oder Design-Thinking kann es von Vorteil sein, die Resultate simultan und für alle sichtbar von Hand mitzuschreiben. Die Lösung hierfür sind Whiteboards und Magnettafeln. Diese beschreibbaren Tafeln sind in unterschiedlichen Größen und Farben erhältlich und können ganz einfach an einer Wand im Konferenzraum angebracht werden.  Diese abwischbaren Modelle sind eine nachhaltige Alternative zum klassischen Flipchart aus Papier. Besonders praktisch und flexibel sind mobile Pinnwände und Whiteboards. Sie sind mit Rollen ausgestattet oder können in einen mobilen Aufsteller eingesteckt und somit unkompliziert von Ort zu Ort transportiert werden. Weiteres Zubehör wie Magnete oder Pinnnadeln helfen zusätzlich, Ideen zu strukturieren und Prozesse sichtbar und nachvollziehbar zu machen.
 

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