Warum gut strukturierte Team-Meetings wichtig sind

Die Arbeit im Homeoffice wird von Unternehmen immer häufiger angeboten und auch von den Mitarbeitern immer mehr genutzt. Team-Meetings sind deshalb mehr als nur das bloße Zusammenkommen von verschiedenen Team-Mitgliedern. Sie dienen zur Koordination, wöchentlich abgehalten vermitteln sie den Mitarbeitern das Gefühl von Struktur und Organisation. Sind Team-Meetings jedoch schlecht aufgebaut, führen sie zu Unsicherheit, Unklarheiten und Frust – deshalb ist eine gute Meetingstruktur wichtig, gleich ob im Büro oder im Homeoffice. 
 

Zu welchen Problemen kann ein Meeting ohne Struktur führen?

Vielleicht stellen Sie sich schon länger die Frage, wieso Ihre Meetings zu keinem klaren Ergebnis führen und Sie nach Besprechungen häufig das Gefühl haben, dass kein Mehrwert entstanden ist? Wahrscheinlich fehlt Ihrem Meeting die nötige Struktur. Hier sind einige Probleme, die bei einem Meeting ohne klaren Aufbau auftreten können: 

1. Zeitverschwendung: Ohne eine zurechtgelegte Agenda und Zeitvorgaben kann ein Meeting schnell ausarten und zu langwierigen und unnötigen Diskussionen führen. Die Teilnehmer verlieren sich in irrelevanten Themen und die Zeit wird ineffizient genutzt. 
2. Mangelnder Fokus: Fehlt im Meeting eine klare Struktur, ist es schwierig während der Besprechung auf ein klares Ziel hinzuarbeiten. Die Diskussionen können sich in verschiedene Richtungen verzweigen und es wird schwierig, auf den Punkt zu kommen und Entscheidungen zu treffen. 
3. Unklare Verantwortlichkeiten: Ohne eine klare Verteilung von Verantwortlichkeiten kann es im Nachhinein zu Problemen führen, wenn es um die Bearbeitung weiterer Aufgaben geht. So kommt es zu Unsicherheiten, wenn es darum geht, wer für welche Aktionsschritte verantwortlich ist. Im schlimmsten Fall führt dies zu Verzögerungen oder unerledigten Aufgaben. 
4. Beteiligung am Meeting: Wenn das Meeting unstrukturiert ist, kann dies dazu führen, dass sich manche Teilnehmer nicht aktiv daran beteiligen und ihre Meinungen nicht äußern. Eventuell ist nicht genug Zeit, um jeden zu Wort kommen zu lassen. Oder die Diskussionen entfernen sich zu weit vom eigentlichen Thema, sodass sich nur noch wenige Mitarbeiter am Gespräch beteiligen können und möchten. Letztendlich kann dies dazu führen, dass einige Beteiligte im Meeting vollkommen inaktiv bleiben und sich langfristig immer weiter zurückziehen.
5. Keine klaren Ergebnisse: Bei Meetings ohne eine klare Struktur fehlen am Ende oft konkrete Ergebnisse. Entscheidungen werden möglicherweise nicht getroffen oder wichtige Themen werden nicht ausreichend behandelt. Dies führt zu Frustration und dem Gefühl, dass das Meeting keine greifbaren Fortschritte erzielt hat und Zeitverschwendung war.
6. Chaotischer Ablauf: Ohne eine klare Struktur ist die Kommunikation im Meeting chaotisch. Es kann zu Überschneidungen, Missverständnissen und Schwierigkeiten bei der Kommunikation zu den diskutierten Themen kommen.  

Eine klare Meetingstruktur ist daher unerlässlich, sie schafft einen Rahmen, der es den Teilnehmern ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und konkrete Ergebnisse zu erzielen.

Eine Meetingstruktur ist der Alleskönner für erfolgreiche und effektive Meetings! Sie bezieht sich auf die Organisation, den Ablauf und die Gestaltung eines Meetings. Sie umfasst die verschiedenen Elemente, die dazu beitragen, dass ein Meeting effektiv, fokussiert und produktiv abläuft. Eine klare und durchdachte Meetingstruktur ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Ziele des Meetings erreicht werden und alle Teilnehmer aktiv und engagiert sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Meetings strukturieren können – mit diesen Tipps führt Sie jedes Meeting zum Ziel!

#1 Agenda: Team-Meetings strukturieren

Eine Meeting-Agenda bereitet die Teilnehmer auf das Meeting vor und informiert sie vorab über das Thema des anstehenden Meetings. Indem Sie die Agenda vor dem Meeting jedem Teilnehmer zukommen lassen, fühlen sich diese gut abgeholt und können sich angemessen auf das Meeting vorbereiten. Mit Hilfe der Meeting-Agenda können Sie Teammitgliedern einzelne Aufgaben oder Punkte zuweisen und eine strukturierte Tagesordnung festlegen. Zudem geben Sie bereits einen ungefähren Zeitrahmen vor. Eine Agenda ist unerlässlich, um Meetings bereits vor dem eigentlichen Termin zu strukturieren.

#2 Moderation: Meetingstrukturen einhalten

Die Rolle des Moderators ist entscheidend für die Struktur eines Meetings. Der Moderator ist verantwortlich für die Einhaltung der Agenda, er behält das Zeitmanagement im Blick, lenkt und leitet die Diskussion und fasst die Ergebnisse zusammen. Sind der Moderator und seine Moderation gut, trägt dies dazu bei, dass das Meeting zielgerichtet bleibt. Neben dem Moderator wird eine Person festgelegt, die während des Meetings Protokoll führt. So wird alles Gesagte festgehalten und kann bei Unklarheiten nochmals zu Rate gezogen werden. 

#3 Zeitmanagement festlegen

Um ein Meeting strukturiert abhalten zu können ist ein gutes Zeitmanagement das A und O! Es ist wichtig, für jedes Thema oder jeden Punkt auf der Agenda angemessene Zeitfenster festzulegen und sicherzustellen, dass das Meeting im Zeitplan bleibt. Werden die Zeitvorgaben eingehalten trägt dies dazu bei, unnötige Verzögerungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Themen auf der Agenda behandelt werden. 

#4 Teilnehmerrollen bestimmen

Die Meetingstruktur sollte klar definieren, welche Rolle die einzelnen Teilnehmer im Meeting haben und welchen Beitrag sie leisten sollen. Dies kann beispielsweise durch die Zuweisung von Aufgaben, durch Diskussionsrunden oder die Festlegung von Präsentationszeiten erfolgen. Werden die Aufgaben und Rollen der Teilnehmer klar bestimmt, fördert dies die aktive Beteiligung und ermöglicht Beiträge jedes Einzelnen. 

#5 Interaktion ermöglichen und strukturieren

Eine gut durchdachte Meetingstruktur sollte auch Raum für Interaktionen bieten. Dies kann durch Frage- und Antwort-Runden gewährleistet werden oder durch Diskussionsphasen, Gruppenarbeiten oder Abstimmungen erfolgen. Interaktive Elemente fördern die aktive Teilnahme. Die zuvor festgelegte Agenda gibt Aufschluss darüber, wann welche Phase an der Reihe ist, und wie viel Zeit dafür in Anspruch genommen wird.

GEMO – “Good enough, move on”

Vielleicht haben Sie schon einmal etwas von GEMO gehört? Die Abkürzung steht für „Good enough, move on?“. Frei übersetzt bedeutet das so viel wie „Ist das gut genug, können wir weiter machen?“.

Auf den ersten Blick scheint es so, als würde es dem Ziel widersprechen zu klaren Ergebnissen zu gelangen. Betrachtet man diesen Gesichtspunkt jedoch genauer trägt GEMO zu einem effizienten Meeting bei. Manchmal ist es wichtiger, eine Entscheidung zu treffen oder ein Thema als abgeschlossen zu betrachten und zum nächsten Punkt auf der Agenda überzugehen, anstatt lange in Details zu verweilen. GEMO legt den Fokus auf Effizienz und das Vorankommen des Meetings.

Oft gibt es in Meetings verschiedene Meinungen, Standpunkte und Diskussionen zu einem Thema. Der Satz "Good enough, move on" ermutigt die Teilnehmer, eine ausreichende Lösung oder Entscheidung zu akzeptieren, um den Fluss des Meetings aufrechtzuerhalten und die Zeit effektiv zu nutzen. Es ist eine Aufforderung, nicht in endlosen Diskussionen stecken zu bleiben, sondern den nächsten Step auf der Agenda anzugehen.
 

Struktur im Meeting mit Whiteboards und Magnettafeln von SIGEL

Neben den strukturellen und organisatorischen Punkten für ein erfolgreiches Meeting können Whiteboards und Magnettafeln ebenfalls dazu beitragen, Meetings zu strukturieren. Bei SIGEL finden Sie Boards und Tafeln, die für folgende Punkte genutzt werden können:

1. Auflistung der Agenda
2. Brainstorming-Arbeiten
3. Zusammenfassen von Ergebnissen
4. Visualisierung von Ideen
5. Auflistung von Zielen

Finden Meetings online statt, ist es auch möglich, digitale Tools zu verwenden, die die Funktionen von Magnettafeln und Whiteboards simulieren. So können auch Remote-Meetings effektiv strukturiert werden. Solche Tools bieten oft die Möglichkeit, Notizen und Ideen zu teilen, zusammenzuarbeiten und sogar nach dem Meeting darauf zuzugreifen.

Meetings erfolgreicher strukturieren und abhalten

Nutzen Sie die oben genannten Punkte und Tipps, um Ihre nächsten Besprechungen durch eine gute Meeting-Struktur effizienter und effektiver zu gestalten. So motivieren Sie Ihre Kollegen zur Mitarbeit, verhindern zeitverschwendende Diskussionen und kommen schneller und friedlicher zu hilfreichen Lösungsansätzen. 

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.