Was ist ein papierloses Büro? – Vor- und Nachteile

Das Ziel eines papierlosen Büros ist, komplett ohne ausgedruckte Akten, Rechnungen, Lieferscheine oder sonstige Unterlagen auszukommen. Die Umstellung weg von physischen Dokumenten ist dabei von großer Bedeutung für die Digitalisierung und bringt vielfältige Vorteile für Unternehmen. Die Umsetzung von papierfreiem Arbeiten geht jedoch auch mit einigen Herausforderungen einher.

• Kostenersparnis: Sparen Sie im Unternehmen Papier, sparen Sie gleichzeitig Kosten. Sie investieren weniger Geld in die Anschaffung von Kopier- und Druckerpapier, Tinte und Toner sowie in gedrucktes Werbematerial wie Flyer oder Kataloge.
• Nachhaltigkeit: Papier besteht aus Holz, einer wertvollen, natürlichen Ressource. Um diese in Papier zu verwandeln, wird viel Energie benötigt, bei der Herstellung entsteht zudem Kohlenstoffdioxid (CO2). Deshalb ist es wichtig, verantwortungsvoll mit Papier umzugehen. Ist es nötig, Produkte aus Papier zu verwenden, sollten Sie darauf achten, dass diese aus Forstbetrieben stammen, die Wert auf einen nachhaltigen Umgang mit Holz legen.
• Kommunikation: Der Umstieg auf digitale Dokumente kann die Kommunikation im Unternehmen verbessern und die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Es gibt eine digitale Ablage, über die Personen (mit Berechtigung) auf alle Unterlagen zugreifen können. Einzelne Schritte, zum Beispiel die Erstellung von Rechnungen, können automatisiert werden, was zusätzlich Zeit einspart.
• Zugänglichkeit: Liegen Dokumente gesammelt digital ab, können Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen. Gerade durch die Popularität von neuen Geschäftsmodellen und flexiblen Arbeitsformen wie mobilem Arbeiten gewinnen diese Möglichkeiten für Unternehmen zunehmend an Bedeutung.
• Sicherheit: Um Papierdokumente sicher aufzubewahren, zu transportieren oder zu bearbeiten, sind jederzeit Sicherheitsmaßnahmen nötig, zum Beispiel aufgrund des Datenschutzes oder um interne Informationen geheim zu halten. Zu diesen Maßnahmen gehören – unter anderem – verschließbare Aktenschränke, -koffer oder -mappen. Im Gegensatz dazu können digitale Dokumente mithilfe von Software passwortgeschützt sein oder nur für bestimmte Personen zugänglich oder bearbeitbar gemacht werden. Auch die Hardware ist geschützt – Arbeitscomputer sind in der Regel mit einem Passwort oder Zugangscode gesperrt.
• Platz: Um Unterlagen aus Papier abzulegen, benötigen Sie Platz. Schließlich müssen Unternehmen die Akten laut gesetzlichen Vorschriften, zum Beispiel dem Steuerrecht oder der Rentenversicherung, zwischen sechs bis zehn Jahren aufbewahren. Digitale Dokumente können ganz ohne Platz einzunehmen auf einem Server oder in der Cloud gespeichert werden.

• Arbeitsaufwand: Die Umstellung auf ein papierfreies Büro erfordert in der Initiierungsphase einen großen Arbeits- und Zeitaufwand. Bestehende Papierdokumente werden eingescannt und über Software-Tools in digitale Versionen umgewandelt und gespeichert, neue Software installiert und in Betrieb genommen. Auch wenn Ihr Unternehmen komplett auf papierloses Arbeiten umgestellt hat, werden doch immer wieder Rechnungen und Lieferscheine in Papierform in die Firma flattern, die dann eingescannt, abgespeichert und entsorgt werden müssen.
• Kosten: Die Voraussetzung für ein erfolgreiches, papierloses Unternehmen sind die dafür notwendigen Softwarelösungen. Sie kommen bei der Umwandlung von Papierakten in digitale Dokumente zum Einsatz, aber auch bei der Organisation und Ablage der digital vorliegenden Unterlagen. Diese Dokumentenmanagementsysteme müssen einheitlich und zur gleichen Zeit in jeder Abteilung und jeder Niederlassung des Unternehmens eingeführt werden, um einen reibungslosen Übergang zwischen Papier- und Digitalakten zu ermöglichen. Hier können hohe Kosten auf ein Unternehmen zukommen.
• Sicherheit: Auch Computer können nicht für vollständigen Datenschutz garantieren. Immer wieder hört man von Cyber-Angriffen auf Online Shops, Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen und Institutionen bei denen Dritte unerlaubt Zugriff auf persönliche und/oder sensible Daten erhalten oder Systeme lahmgelegt werden. Gerade bei vollkommen digitalisierten Firmen ist es deshalb wichtig, Sicherheitssoftware zu nutzen und diese regelmäßig zu aktualisieren.
• Umwelt: Die Digitalisierung Ihres Unternehmens hilft, Papier zu sparen. Doch auch Computer, Sensoren und andere Hardware wirken sich negativ auf die Umwelt aus. Bei ihrer Produktion werden viel Energie sowie Ressourcen verbraucht, die tägliche Nutzung der Endgeräte, Rechenzentren und E-Mail-Server benötigt große Mengen an Strom. Allein das Versenden einer einzelnen E-Mail verbraucht Schätzungen zufolge zwischen 0,3 und 0,6 Gramm CO2 – etwaige Anhänge an der Mail erhöhen den Verbrauch entsprechend. Um dem entgegenzuwirken und die ökologischen Möglichkeiten der Digitalisierung voll auszunutzen, müssen bestehende Unternehmensprozesse kontinuierlich angepasst und verbessert werden.
• Archivierung: Auch digitale Dokumente müssen entsprechend der gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden. Man spricht hier von einem digitalen Archiv, das entweder webbasiert ist (Cloud) oder sich auf digitalen Datenträgern befindet. Hier gilt jedoch zu beachten, dass nicht alle Datenträger für die Langzeitarchivierung geeignet sind. Festplatten haben eine Lebensdauer von etwa fünf bis zehn Jahren, professionell gepresste DVDs oder BDs sind bis zu 90 Jahre lesbar.

Schritt #1: Verantwortliche bestimmen

Damit die Digitalisierung im Unternehmen hin zum papierlosen Büro erfolgreich und zielgerecht angegangen wird, ist es sinnvoll eine Task-Force zu bilden, die sich einen bestimmten Zeitraum über ausschließlich anfallenden Aufgaben zum Thema widmet. Bei Fragen oder Anregungen sind die Mitglieder des Teams die erste Anlaufstelle für Kollegen. Außerdem sollten sie versuchen, im Unternehmen ein Bewusstsein für den aktuellen Papierverbrauch und potenzielle Alternativen zu erzeugen. So werden andere Mitarbeiter frühzeitig abgeholt und sind motivierter, bei der Umstellung auf ein papierloses Büro zu assistieren.

Schritt #2: Softwarelösungen recherchieren

Bevor mit der tatsächlichen Digitalisierung von Dokumenten begonnen werden kann, ist einiges an Recherche und Organisation notwendig. Es gilt herauszufinden, welche Softwarelösungen und digitalen Wege zur Dokumentenübermittlung für das Unternehmen geeignet und nötig sind. Dazu gehören zum Beispiel Programme zur Erstellung von rechtsgültigen elektronischen Signaturen und Cyber Security-Lösungen, die Datensicherheit und -schutz entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ermöglichen.

Schritt #3: Ordnerstruktur für papierlose Büros

Einer der relevantesten Punkte für ein papierloses Büro ist Dokumentenmanagement. Bevor Sie sich ans Einscannen machen, sollten Sie deshalb unbedingt eine Ordnerstruktur für Ihre Ablage festlegen. So können Sie frisch gescannte Dokumente sofort am richtigen Ort speichern. Bei der Organisation auf dem Server oder in der Cloud unterstützen Sie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS).

Wie genau Sie die Struktur Ihrer Ordner festlegen, hängt individuell von Ihrem Unternehmen ab. Behalten Sie jedoch im Hinterkopf, dass Personen innerhalb der Ordnerstruktur in wenigen Klicks und in kurzer Zeit gesuchte Dokumente finden sollten. Damit Suchfunktionen genutzt werden können, müssen Dokumente zudem einheitlich und verständlich benannt werden.

Schritt #4: Erfassung und Digitalisierung von Daten

Nun geht es an das tatsächliche Erfassen und Digitalisieren der bereits in Papierform abgelegten Dokumente. Dieser Arbeitsschritt klingt zunächst weniger anspruchsvoll – Sie sollten jedoch keinesfalls unterschätzen, wie viel Zeit dafür tatsächlich benötigt wird. Die Akten werden in der Regel eingescannt und dann von einer OCR-Texterkennungssoftware (OCR steht für „optical character recognition“) indiziert. Diese Software ist nötig, damit die eingescannten Dateien später in anderen Programmen bearbeitet werden können.

Jedoch ist es unwahrscheinlich, dass Unternehmen von einem Tag auf den anderen komplett auf Papier verzichten können – es handelt sich um einen langsamen Prozess. Gerade für handschriftliche Notizen können Mitarbeiter weiterhin Kalender oder Organiser verwenden. Schließlich bietet das Notieren von Hand einige Vorteile: Das Geschriebene bleibt besser im Gedächtnis, außerdem sind Kalender und Co. einfach zu transportieren und unabhängig von Strom, Batterie oder WLAN. Um Brainstormings im Team durchzuführen, bietet sich außerdem der Einsatz von Whiteboards und Magnettafeln an. Entdecken Sie das Sortiment von SIGEL.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird das generische Maskulinum eingesetzt. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.