Außerdem sollen sie Menschen helfen, die nicht an einem Meeting teilgenommen haben, zu verstehen, was besprochen wurde. Ein Protokoll wird also immer dann geschrieben, wenn in einem Meeting, einer Sitzung oder Konferenz etc. Inhalte besprochen werden, die aus unterschiedlichen Gründen schriftlich festgehalten werden müssen.

Je nachdem, zu welchem Anlass ein Besprechungsprotokoll erstellt wird, übernimmt es noch weitere wichtige Aufgaben:

• Dokumentation: Der Ablauf einer Konferenz wird aufgezeichnet und die Ergebnisse sowie aus den Gesprächen resultierende Fragen dokumentiert. 
• Arbeitsgrundlage: Häufig dienen Besprechungsprotokolle und die dort niedergeschriebenen Diskussionen und Resultate auch als Grundlage für die weitere Vorgehensweise bei der Arbeit an einem bestimmten Projekt.
• Beweismittel: Kommt es bei Besprechungen zu Unstimmigkeiten, kann das Protokoll eines früheren Meetings als Beweismittel zu einem bestimmten Sachverhalt herangezogen werden. Dies gilt vor allem für Gerichtsprotokolle.
• Zusammenfassung: Je nachdem, um welche Protokollart es sich handelt, kann die Mitschrift entweder chronologisch vorgehen oder die wesentlichen Punkte der Verhandlungen systematisch darstellen und zusammenfassen.
• Zukunftsplanung: In der Besprechungsnotiz wird zudem festgelegt, welche Arbeitsschritte in Zukunft anfallen und von wem sie bis wann ausgeführt werden sollen.

Protokoll erstellen: 6 Tipps fürs Mitschreiben

Auch wenn Sie noch so schnell tippen oder schreiben: Bei einem Meeting zuzuhören und gleichzeitig ein Protokoll mitzuschreiben kann fordernd sein. Deshalb sollten Sie beim Verfassen des Protokolls eine Strategie haben, die Ihnen die Arbeit erleichtert. Wir haben die besten Tipps für Sie zusammengefasst:

Tipp #1: Mitschrift, aber effizient

Wenn es sich bei Ihrem Protokoll nicht gerade um ein Wortprotokoll handelt, bei dem jedes Wort aufgezeichnet werden muss, sollten Sie sich nicht gezwungen sehen, jedes Wort mitzuschreiben. Für Protokolle im Unternehmen reicht es in der Regel die Zusammenhänge eines Gespräches aufzuzeigen. Verschwenden Sie also keine Zeit damit, jedes „ähm“ mit aufzuschreiben. 

Tipp #2: Abkürzungen verwenden

Dieser Tipp geht einher mit dem letzten: Um Zeit beim Schreiben zu sparen, sollten Sie beim Protokollieren Abkürzungen verwenden. In der Regel kennen Sie das Thema Ihres Meetings schon einige Zeit im Voraus. Somit können Sie sich auch schon vorab überlegen, welche längeren Wörter Sie beim Notizen machen wie abkürzen können.

Tipp #3: Zwischenfragen stellen

Schreiben Sie bei einem Meeting Protokoll, ist es besonders wichtig, dass Sie zu jedem Zeitpunkt wissen, worüber gerade gesprochen wird. Nur so können Sie die Zusammenhänge logisch darstellen. Verpassen Sie vor lauter Schreiben jedoch einen wichtigen Punkt, scheuen Sie sich nicht das Gespräch kurz zu unterbrechen und eine Zwischenfrage zu stellen. So bekommen Sie alle nötigen Informationen für das Protokoll. 

Tipp #4: Platz einteilen

Ein Gespräch verläuft so gut wie nie geradlinig. Häufig wird zwischen Themen gesprungen, auch wenn eine Agenda vorliegt. Beim Mitschreiben kann dies leicht zu Platzproblemen führen, vor allem wenn Sie von Hand Notizen machen. Lassen Sie deshalb immer etwas Platz unter einem Themen-Abschnitt, auch wenn es scheint, als sei er abgeschlossen, oder fertigen Sie Ihre Mitschrift am PC an.

Tipp #5: Feedback einholen

Damit alle Fakten im Protokoll korrekt sind, können Sie Ihre Zusammenfassung gleich im Anschluss an das Meeting kurz vorstellen. So werden etwaige Fehler sofort entdeckt und schleichen sich erst gar nicht in die Endfassung des Protokolls. 

Tipp #6: Nacharbeit leisten

Um ein Protokoll zu erstellen, müssen Sie Ihre Gesprächsnotizen im Anschluss nochmal aufarbeiten und ausformulieren, besonders wenn Sie Abkürzungen verwendet haben. Damit Sie Ihre Notizen und die Zusammenhänge gut wiedergeben können, sollten Sie diese Aufgabe nicht nach hinten schieben, sondern bestenfalls direkt im Anschluss an das Meeting vornehmen.

Ob ein Protokoll gut verfasst ist, zeigt sich, wenn auch Menschen, die an der Besprechung nicht teilgenommen haben, dem Ablauf und den Inhalten der Niederschrift folgen können. Auf welchen Inhalten der Fokus des Protokolls liegt, unterscheidet sich je nach Art des Protokolls. Es gibt jedoch einige übergreifende Eigenschaften, die alle Mitschriften aufweisen sollten.
 

Aufbau eines Protokolls

Möchten Sie ein Protokoll zu einem Meeting erstellen, gilt es zunächst einige formelle Punkte zu beachten, was den Aufbau der Besprechungsnotiz betrifft. 

• Protokollkopf: Im Protokollkopf werden Ort, Datum, Name der/des Protokollführenden sowie Beginn und Ende der Veranstaltung notiert. Zudem wird verzeichnet, wer am Treffen teilnimmt und welche eingeladenen Personen abwesend sind. 
• Tagesordnung: Wenn eine grobe Tagesordnung oder Themengliederung bekannt ist, wird diese zu Beginn der Veranstaltung stichpunktartig aufgeführt. 
• Inhalt: Anschließend folgt die tatsächliche Niederschrift der besprochenen Inhalte. In welcher Form diese notiert werden, hängt vom gewünschten Protokollformat ab. 
• Protokollfuß: Am Ende der Veranstaltung unterschreiben die protokollführende Person sowie die Leiterin oder der Leiter der Veranstaltung die Mitschrift.
• Anlagen: Falls während der Besprechung Schriftstücke wie Kopien oder Handouts verteilt wurden, werden diese am Schluss des Protokolls genannt und dem Dokument zu Referenzzwecken hinzugefügt. 
   

Schreibstil bei der Protokoll-Erstellung

Steht das generelle Format des Protokolls fest, geht es ans Schreiben selbst. Damit das Dokument inhaltlich professionell gestaltet ist, gibt es auch hier einige Punkte zu beachten.

• Stil: Generell wird ein Besprechungsprotokoll in sachlicher, objektiver und neutraler Sprache verfasst. Die persönliche Meinung der protokollführenden Person beziehungsweise eine Wertung der besprochenen Sachverhalte darf nicht miteinfließen.
• Zeitform: Die für Protokolle verwendete Zeitform ist das Präsens (Gegenwartsform), da sie simultan zum Gespräch verfasst werden.
• Wiedergabe von Meinungen: Werden während der Veranstaltung persönliche Meinungen durch Teilnehmende wiedergegeben, müssen diese im Protokoll als solche gekennzeichnet werden. Dafür wird der Konjunktiv (Möglichkeitsform), beziehungsweise die indirekte Rede benutzt.
• Zusätzliche Informationen: Ist es beim Verfassen des Protokolls notwendig, zusätzliche Informationen anzugeben, um das Verständnis zu sichern, können diese durch die protokollführende Person hinzugefügt werden. Sie müssen jedoch in Klammern stehen, damit deutlich ist, dass es sich hierbei um eine zusätzliche Erklärung handelt, die nicht während der Veranstaltung besprochen wurde.

Protokolle können schriftlich in Langschrift oder Kurzschrift niedergeschrieben werden. Für gängige Protokollformate gibt es zur vereinfachten Erstellung Protokollvorlagen, zum Beispiel in der Microsoft-Textverarbeitungssoftware Word.

Modernere Alternativen sind Ton- oder Videoaufzeichnungen. Hier fällt jedoch die zusammenfassende Rolle des oder der Protokollführenden weg. Somit müssen Personen, die die Veranstaltung verpasst haben, die Aufzeichnungen im Nachgang in ihrer Gänze anschauen oder -hören, um alle wichtigen Informationen zu erhalten.

Protokoll zum Meeting: 3 Arten

Wie bereits erwähnt, gibt es unterschiedliche Arten von Protokollen. Neben einigen Sonderformen sind das Wort-, Verlaufs- und Ergebnisprotokoll die Arten, denen man im Unternehmensalltag am häufigsten begegnet. Für diese unterschiedlichen Protokoll-Arten finden Sie online oder in Textverarbeitungsprogrammen wie Word praktische Vorlagen, die Ihnen die Erstellung vereinfachen. 

Wortprotokoll: detailgenau nachvollziehbar

Diese Art von Protokoll wird auch als Vollprotokoll oder Verbatim bezeichnet. Hier handelt es sich wohl um den ausführlichsten Protokolltyp, denn bei einem Gespräch werden in diesem Fall alle gesprochenen Wörter mitgeschrieben. Diese Aufgabe erfordert ein hohes Maß an Schnelligkeit und Konzentration, deshalb haben früher speziell ausgebildete Stenograf:innen diese Protokolle erstellt. Heute werden Wortprotokolle hauptsächlich durch Computer aufgezeichnet, die über eine Spracherkennungssoftware verfügen. 

Verlaufsprotokoll: chronologisch und genau

Bei einem Verlaufsprotokoll liegt der Fokus auf dem Ablauf einer Veranstaltung. Der Wortlaut muss hier, im Gegensatz zum Wortprotokoll, nicht genau wiedergegeben werden. Das Besprochene wird verkürzt dargestellt, die Reihenfolge des Gesagten bleibt jedoch erhalten. Wird zum Beispiel über ein Problem diskutiert, wird die Lösung des Problems, falls sie erst zu einem späteren Zeitpunkt gefunden wird, noch nicht an dieser Stelle beschrieben, sondern erst später im Protokoll.

Ergebnisprotokoll: Niederschrift der Resultate

Wie der Name schon erahnen lässt, geht es beim Ergebnisprotokoll vor allem um die Resultate, die bei einer Veranstaltung herausgearbeitet wurden. Das heißt, der chronologische Verlauf der Sitzung wird nicht berücksichtigt. Es werden jedoch nicht ausschließlich die Ergebnisse eines Gesprächs aufgezeichnet. Stattdessen werden auch einzelne Probleme oder Diskussionspunkte zu Kerninhalten zusammengefasst. In diesem Fall würde ein Problem kurz beschrieben und die gefundene Lösung hinzugefügt werden, auch wenn die Lösung erst zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt wird.

Protokoll erstellen und erfolgreiche Meetings halten mit SIGEL

Protokolle erstellen ist kein Hexenwerk – und je anschaulicher und effektiver Sie Ihre Besprechungen gestalten, umso einfacher wird es für die protokollführende Person, das Protokoll zum Meeting niederzuschreiben. Investieren Sie in Büroausstattung von SIGEL, um Ihre Meetings erfolgreich und effektiv abzuhalten. Von Whiteboards und Magnettafeln über Notizbücher und Kalender: In unserem Angebot finden Sie hervorragende Produkte für Ihr modernes und agiles Arbeitsumfeld.