Selbstorganisation am Arbeitsplatz und in der Freizeit

Zeit ist unser wertvollstes Gut. Deshalb möchten viele Menschen im Alltag ihre Zeit so effektiv wie möglich nutzen, um bei der Arbeit ihre Produktivität zu steigern. Doch nicht nur im Büro gilt es, Selbstorganisation zu zeigen. Auch in der Freizeit ist es wichtig, Wege zu finden, durch die Sie für eine gute Work-Life-Balance sorgen können. Langfristig erledigen Sie Aufgaben so nicht nur schneller und effektiver, sondern verbessern zudem Ihre Lebensqualität. Denn gute Organisation hilft dabei, Stress zu vermeiden.
 

Selbstorganisation: Methoden zur Steigerung der Produktivität

Tatsächlich gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Selbstmanagement-Methoden, die Ihnen dabei helfen können, Ihren Alltag besser zu meistern. Um die richtige Methode für Sie zu finden, sollten Sie zunächst herausfinden, welche Ihre größte Hürde auf dem Weg zum selbstorganisierten, produktiven Arbeiten ist. Überlegen Sie genau, welche Faktoren in Ihrem Alltag für Stress sorgen und weshalb Sie in diese Situationen geraten. Haben Sie sich zu viel vorgenommen oder sind wichtige Tasks auf Ihrer To-do-Liste immer wieder nach hinten gerutscht? Haben Sie Ihr Hauptproblem bestimmt, können Sie sich auf die Suche nach einer Selbstorganisationsmethode machen, die einen Lösungsansatz für Ihre Problematik bietet.

Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf Selbstmanagement-Methoden vor, die Ihnen helfen für Selbstorganisation am Arbeitsplatz und in der Freizeit zu sorgen.
 

#1 Die S.M.A.R.T.-Methode zur Zielsetzung

Der erste Schritt zum effektiven Arbeiten ist, klare Ziele zu setzen, die durch einen bestimmten Arbeitsaufwand erreicht werden sollen. Wenn klar ist, worauf Sie hinarbeiten, steigert das die Motivation und spornt an, eine Aufgabe fertigzustellen. Die S.M.A.R.T.-Methode unterstützt bei der Definition von klaren Zielen von einzelnen Personen aber auch von Teams oder dem gesamten Unternehmen. Beim Namen der Methode handelt es sich um ein Akronym:

• Specific (spezifisch): Das Ziel muss eindeutig definiert sein. Hier geht es um die tatsächliche Formulierung des Ziels. Sie sollte so präzise, kurz und knapp wie möglich erfolgen.
• Measurable (messbar): Um zu prüfen, wie erfolgreich ein Ziel verfolgt wurde, muss es bestimmte Wege geben, um die Erfolge zu messen. So werden Fortschritte sichtbar gemacht, die dazu motivieren, weitere Ressourcen in die Arbeit zu stecken.
• Achievable (attraktiv, erreichbar): Im Idealfall birgt ein Ziel neben positiven Resultaten für ein Unternehmen oder eine Person auch Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung. Das heißt, bereits der Weg hin zum Ziel sollte somit erstrebenswert, lehrreich und attraktiv für alle Beteiligten sein.
• Reasonable (realistisch, angemessen): Ähnlich wie „achievable“ beschreibt auch der Buchstabe R dieser Methode die Umsetzbarkeit eines Ziels. Möchten Sie mit der S.M.A.R.T.-Methode Ihre Produktivität steigern, sollten Sie sich erreichbare Ziele setzen. Ein zu ehrgeizig gestecktes Ziel, das von Anfang an unerreichbar erscheint, kann dazu führen, dass Sie gar nicht erst mit der Arbeit beginnen möchten.
• Time-bound (terminiert): Damit Sie effizient auf ein Ziel hinarbeiten, muss es unbedingt zeitlich terminiert sein, das heißt, es muss eine feste Deadline geben.

Zusätzlich kann die S.M.A.R.T.-Methode um die Buchstaben E und R ergänzt werden. Diese stehen für Ecological (ökologisch) und Ressourced (ressourcenbedacht). Hier geht es darum, dass bei der Verfolgung eines Ziels möglichst umwelt- und ressourcenschonend gearbeitet werden kann. Erfüllt ein Ziel auch diese Voraussetzungen ist es nicht nur S.M.A.R.T., sondern S.M.A.R.T.E.R.
 

Für wen eignet sich die S.M.A.R.T.-Methode?
Liegen Ihnen eine Vielzahl an kleineren Teilaufgaben vor, sodass Sie Schwierigkeiten haben, den Überblick zu behalten? Investieren Sie etwas Zeit, um mithilfe der S.M.A.R.T.-Methode das übergreifende Ziel zu finden und innerhalb dieses Bereichs Möglichkeiten zu entdecken, die unterliegenden Teilaufgaben zu priorisieren.

Wen kann diese Selbstorganisationsmethode unterstützen?

Wenn Ihnen viele Aufgaben zur Bearbeitung vorliegen, neigen Sie vielleicht dazu, die angenehmsten und einfachsten Aufgaben zuerst zu erledigen, anstatt mit einem wichtigen Task zu beginnen. Am Ende des Tages führt dies zu Zeitdruck. Mit dem Eisenhower-Prinzip sorgen Sie von Anfang an für klare Prioritäten, die Sie beim Zeitmanagement unterstützen und vermeiden so unnötigen Stress.
 

#3 Die ABC-Methode zum Zeitmanagement

Wem die Eisenhower-Methode zu aufwändig erscheint, greift auf die ABC-Methode zurück. Auch diese etwas abgespeckte Methode hilft bei der Priorisierung von Tasks. Dazu werden sie in drei Kategorien – A, B und C – eingeteilt.

A = Aufgaben, die sehr wichtig sind und sofort erledigt werden müssen.

B = Tasks, die delegiert oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden können.

C = Unwichtige Aufgaben, die delegiert oder vollständig verworfen werden sollten.
 

Wer profitiert von dieser Selbstmanagement-Methode?

Dieses Prinzip eignet sich gut zur Selbstorganisation, wenn eine To-do-Liste vorliegt, die nicht extrem umfangreich ist und die Priorisierung schnell und einfach erfolgen soll.
 

#4 Die ALPEN-Methode zum Planen des Tagesablaufs

Bei dieser Selbstmanagement-Methode liegt der Fokus auf der Planung eines festgelegten Tagesablaufs. Auch bei diesem Begriff handelt es sich um ein Akronym, das das Vorgehen bei der Planung beschreibt:

• Aufgaben definieren: In diesem Arbeitsschritt sammeln Sie alle Ihre Tasks in einer To-do-Liste. Die einzelnen Aufgaben werden an diesem Punkt noch nicht strukturiert. Dies sollte im Idealfall schon abends, als Vorbereitung auf den nächsten (Arbeits-)Tag passieren.
• Länge schätzen: Anschließend legen Sie fest, wie lange Sie für die einzelnen Aufgaben benötigen werden. Hier ist es wichtig, dass Sie den Zeitaufwand realistisch bewerten und nicht zu knapp bemessen. Bei der Bearbeitung der einzelnen Tasks sollten Sie sich zudem an die Zeitbeschränkungen halten.
• Pufferzeiten einplanen: Schon bei der Erstellung Ihrer Liste sollten Sie davon ausgehen, dass Sie einen strikten Zeitplan nicht zu hundert Prozent einhalten können. Störungen und unerwartete, dringende Tasks können jederzeit spontan in Ihr Postfach flattern. Deshalb werden bei der Selbstorganisationsmethode ALPEN von vornherein Pufferzeiten eingeplant.
• Entscheidungen treffen: An dieser Stelle geht es daran, Ihre To-do-Liste zu ordnen. Hier setzen Sie Prioritäten und entscheiden, welche Aufgaben an Kolleg:innen delegiert oder aufgeschoben werden können. In diesem Schritt können Sie die oben beschriebene Eisenhower- oder ABC-Methode unterstützen.
• Nachkontrolle: Schließlich gehen Sie nochmals über Ihre To-do-Liste und kontrollieren Sie im Hinblick auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit.
   

Wer sollte die ALPEN-Methode ausprobieren?

Das gute an dieser Methode ist, dass Sie Ihre To-do-Liste schon am Vortag bearbeiten und alle noch so kleinen Tasks mit aufnehmen. Gerade Menschen, bei denen weniger wichtige Aufgaben häufig untergehen, profitieren deshalb vom Planen nach dem ALPEN-Modell.

Der Name der Methode stammt von dem Küchenwecker, den er zum Messen der 25-Minuten-Abschnitte verwendete: Es war ein Küchenwecker in Form einer Tomate, auf Italienisch „pomodoro“.

So gehen Sie bei der Selbstmanagement-Methode vor:

• Formulieren Sie die Aufgabe schriftlich.
• Stellen Sie Ihren Wecker auf 25 Minuten.
• Arbeiten Sie an Ihrer Aufgabe, bis der Wecker klingelt.
• Machen Sie eine fünfminütige Pause.
• Nach vier „pomodori“ können Sie eine längere Pause von etwa 20 Minuten machen.
   

Diesen Menschen kann die Methode beim Steigern ihrer Arbeitsproduktivität helfen:

Sind Sie jemand, dem es schwerfällt, mit einer Aufgabe überhaupt anzufangen? Gerade, wenn der Task eine größere Herausforderung darstellt, schieben Sie ihn gern vor sich her, bis Sie unter extremen Zeitdruck geraten? Dieses Phänomen wird Prokrastination genannt. Die Pomodoro-Methode gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Aufgabe in kurze Zeitabschnitte einzugliedern – so wirkt sie weniger bedrohlich und Sie können die Hürde des Beginnens einfacher überkommen.

Selbstorganisation: Notizbücher, Kalender und weitere Hilfsmittel

Eine Voraussetzung für gutes Zeitmanagement und Selbstorganisation sind Hilfsmittel, die eine strukturierte Planung und Listenführung ermöglichen. Oft wird diese Organisation – wie die meisten anderen Aufgaben – am PC durchgeführt. Andererseits gibt es auch eine Vielzahl an Menschen, die es bevorzugen, ihre To-do-Listen auf Papier anzufertigen. Die Visualisierung der Aufgaben abseits des PCs kann eine gewisse Distanz mit sich bringen, die dabei hilft, die Tasks zu ordnen.

Im Unternehmen bietet es sich deshalb an, Whiteboards oder Magnettafeln zum gemeinsamen Brainstorming einzusetzen. Einzelpersonen können ihre tägliche Organisation, je nach Vorliebe, in Kalendern oder Organisern niederschreiben. Sorgen Sie jetzt für eine Produktivitätssteigerung durch Selbstorganisation mit Notizbuch und Co.!
 

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