Was ist Smart Office und wann kam der Wandel?

Das Badezimmer vor dem Aufstehen vorheizen, das Licht im Haus anschalten, bevor man nach Hause kommt oder die Musik in einzelnen Zimmern abspielen – das alles funktioniert in einem Smart Home über eine Software oder ein Programm auf dem Tablet, Handy oder PC und ist mit nur wenigen Klicken steuerbar. Diese Möglichkeiten können auch an den Arbeitsalltag angepasst werden, sodass praktische Smart Office-Bürokonzepte entstehen.

Nachdem in den letzten Jahren ein starker Wandel in der Arbeitswelt stattgefunden hat und das Homeoffice immer mehr zum gewohnten Arbeitsplatz wurde, lässt sich nun ein rückläufiger Trend beobachten. Die Menschen kehren zurück ins Büro, jedoch haben sich die Ansprüche an den Büroalltag stark verändert. Flexibilität steht im Fokus, vor allem in den Bereichen Mensch, Zeit und Ort. Feste Arbeitsplätze gehören der Vergangenheit an und Remote-Mitarbeiter sind ein fester Bestandteil im Team – das Büro und der Arbeitsalltag im Büro müssen an diese Flexibilität angepasst werden. Ein Smart Office bietet dabei sehr gute Lösungsansätze.

Smart Office-Lösungen tragen vor allem dazu bei, dass sich Mitarbeiter durch spezielle Technologien in Büroräumen und an ihren Arbeitsplätzen wohlfühlen. Smarte Technologien dienen dazu, Mitarbeiter auf bestmögliche Weise zu unterstützen und ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Doch auch auf Unternehmensebene sind smarte Office-Lösungen sinnvoll, denn am Ende profitieren alle von einem modernen und zentral gesteuerten Work-Space.

Smartes Büro – Lösungen, die die Arbeitsatmosphäre positiv beeinflussen

Folgende Technologien können übergreifend in Büroräumen Anwendung finden:

• automatisierte Beleuchtungssysteme: Spezielle Sensoren können erkennen, wenn sich Personen im Raum befinden und dementsprechend die Beleuchtung anpassen, um Energie zu sparen.
• intelligente Thermostate: Diese können die Raumtemperatur basierend auf dem Benutzerverhalten und auf Umgebungsparamatern wie Wettervorhersagen und Raumbelegung automatisch steuern. Dadurch steigt der Komfort, gleichzeitig kann der Energieverbrauch gezielt kontrolliert und minimiert werden.
• Umweltüberwachung und -steuerung: Sensoren zur Überwachung von Luftqualität, Lärmpegel und anderen Umweltfaktoren können helfen, das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern und die Produktivität zu steigern.
• personalisierte Arbeitsplatzsteuerung: Mitarbeiter können ihre Arbeitsplatzumgebung durch zuvor angelegte und personalisierte Profile steuern, die ihre persönlichen Vorlieben für Beleuchtung, Temperatur und andere Einstellungen berücksichtigen.

Smart Office – Lösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern

An den einzelnen Arbeitsplätzen können bestimmte smarte Features den Arbeitsalltag für alle Kollegen angenehmer machen:

• Arbeitsplatzbuchung: Mitarbeiter können per App oder ein Programm ganz einfach ihren Arbeitsplatz im Voraus buchen, sodass auch für Kollegen schnell ersichtlich wird, welche Plätze im Büro noch zur Verfügung stehen. Bei Desk-Sharing-Konzepten oder in Coworking Spaces ist diese Lösung besonders hilfreich. Praktisches Desk Sharing-Zubehör erleichtert mobiles und flexibles Arbeiten zusätzlich.
• Konnektivität und drahtloses Laden: Integrierte drahtlose Ladestationen für Mobilgeräte sowie nahtlose Konnektivität zwischen Geräten und Netzwerken erleichtern die Zusammenarbeit, sparen Zeit und verbessern die Produktivität.
• smarte Büromöbel: Büromöbel mit integrierten Technologien wie USB-Ladepunkten, drahtlosem Laden oder Sensoren zur Verbesserung des ergonomischen Sitzkomforts machen den Arbeitsalltag bequemer und einfacher.
• intelligente Konferenzräume: Intelligente Konferenzräume mit automatischen Reservierungssystemen, Spracherkennung für die Nutzung von Geräten und smarter Technologie für Videokonferenzen vereinfachen die Interaktion mit Kollegen im Homeoffice oder bei Online-Kundenterminen.
• smartes Facility-Management: Neben Abfalleimern, die mit Sensoren ausgestattet sind und den Füllstand überwachen und anzeigen, lässt sich über ein System ebenso die Nutzung von Büroräumen, Schreibtischen und WC-Räumen anzeigen, sodass das Reinigungspersonal nach Bedarf und Auslastung benachrichtigt wird, wann eine Reinigung notwendig ist.

Übergeordnete Smart Office-Lösungen

Auch bei der Steuerung des gesamten Bürogebäudes können Smart-Office-Maßnahmen integriert werden:

• Zugangskontrolle: Neben der digitalen Sicherheit in Unternehmen ist auch die Sicherheit in und um die Büroräume wichtig. Parkplatzschranken oder der Türzugang lassen sich über Gesichtserkennung steuern, sodass nur berechtigte Personen Zugang zum Gebäude haben. Dieses System kann auch auf einzelne Räume angewandt werden. Eine Ansammlung verschiedener Schlüssel wird so ebenfalls umgangen.
• Brandschutz: Durch intelligente Rauchmelder, die ebenfalls über die Technik der Gebäude gesteuert werden können, kann für noch mehr Sicherheit gesorgt werden. Die Feuermelder alarmieren automatisch die Feuerwehr bei eventueller Gefahr, ebenso kann durch gezielte Programmierung für einen unkomplizierten Zugang zum Gebäude gesorgt werden.
• Navigation: Mitarbeiter, die komplett remote arbeiten, möchten ihre Kollegen im Office besuchen und kennen den Weg oder den genauen Standort des Gebäudes nicht? Eine Unternehmensapp mit GPS-Tracker kann den Lageplan sowie standortbezogene Daten wie wichtige Büro- oder Meetingräume, Kantinen oder Toilettenräume anzeigen. Das hilft neuen Kollegen oder Besuchern dabei, sich schneller zurechtzufinden.

Ein Smart Office ist sinnvoll, wenn Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken, die Produktivität steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und sich an die sich ständig verändernden Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes anpassen möchten.

Die Bedürfnisse der Mitarbeiter müssen dabei jedoch berücksichtigt und Datenschutz und Sicherheit müssen gewährleistet werden. Um möglichst nachhaltig aufzurüsten, sollten außerdem Technologien genutzt werden, die auf lange Sicht effizient und nützlich sein werden. 

Diese Fragen sollten sich Unternehmen vor der Implementierung von Smart Office-Konzepten stellen

Smart-Office-Konzepte sollten in ein Unternehmen erst nach gründlicher Überlegung eingeführt werden. Folgende Fragen helfen dabei, sich für oder gegen die Implementierung von einem Smart Office-Konzept zu entscheiden.

1. Wie geht man mit dem Thema Datenschutz um?
2. Wie kann vor Missbrauch personenbezogener Daten geschützt werden?
3. Welche Schulungen sind notwendig, damit jeder Mitarbeiter smarte Technologie verwenden kann?
4. Welche Systeme sind miteinander kompatibel und können nahtlos in vorhandene Systeme integriert werden?
5. Wie sieht die langfristige Unternehmensstrategie aus?
6. Welche Smart Office-Bürokonzepte sind benutzerfreundlich?

Smartes Büro: Das Bürogebäude der Zukunft

Die Bürogebäude der Zukunft werden voraussichtlich durch fortschrittliche Technologien und innovative Konzepte geprägt sein – nach und nach wird sich das smarte Bürokonzept immer weiter verbreiten. Diese Technologien und Konzepte zielen darauf ab, die Arbeitsumgebung zu optimieren. Doch nicht nur das Bürokonzept an sich wird sich ändern, auch die Architektur wird einen Wandel erleben – es geht immer weiter zu modern, intelligent und praktisch. Der Arbeitsplatz, beziehungsweise die Arbeitsumgebung soll ein Ort werden, an dem sich Menschen wohl fühlen und alles finden, was sie für einen effektiven und produktiven Arbeitstag benötigen. Ob Grünflächen, Restaurants oder Bäcker – das smarte Büro geht weit über technische Lösungen hinaus.

Smartes Büro mit SIGEL

Smarte Technologien sind dazu da, Menschen zu unterstützen und ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Desk Sharing-Zubehör und mobile Pinnwände und Whiteboards von SIGEL vereinfachen ebenfalls den Arbeitsalltag im Büro und sind perfekt für moderne, flexible und mobile Bürokonzepte geeignet.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird das generische Maskulinum eingesetzt. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.