Mit der folgenden Checkliste behalten Sie Schritt für Schritt die wichtigsten Punkte im Blick: Von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Durchführung Ihrer Veranstaltung bietet sie Ihnen eine strukturierte Übersicht, damit kein Detail vergessen wird. Egal, ob es um die Auswahl der Location, die Einladung der Gäste oder technische Anforderungen geht – eine durchdachte Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten und Ihre Veranstaltung reibungslos zu gestalten.

1. Planung
   o    Art der Veranstaltung: Welches Event? Was ist das Ziel?
   o    Zielgruppe: Wer nimmt teil? Anzahl und Bedürfnisse?
   o    Veranstaltungsort: Größe, Erreichbarkeit, Atmosphäre, Technik
   o    Datum & Zeitpunkt: Überschneidungen mit anderen Events vermeiden
   o    Budget: Kosten für Location, Catering, Technik, Personal kalkulieren
    
2. Catering
   o    Verpflegung: Art des Essens (Buffet, Menü, Fingerfood), Sonderwünsche (vegan, glutenfrei)
   o    Getränke: Vielfalt und ausreichende Menge planen, Kühlung berücksichtigen
    
3. Technik & Logistik
   o    Technik: Funktionstests für Mikrofone, Beamer, Lichtanlage etc.
   o    Check-in: Reibungsloser Empfang, ggf. mit Registrierungsliste oder digitalen Lösungen
   o    Zeitplan: Programm und Pufferzeiten einplanen
    
4. Sicherheitskonzept
   o    Genehmigungen: Alle rechtlichen Vorgaben und Veranstaltungsauflagen klären
   o    Sicherheitskräfte: Professionelle Sicherheitsdienste bei großen Events
   o    Technische Sicherheit: Fluchtwege, Notbeleuchtung, Videoüberwachung
   o    Notfallplan: Evakuierungsplan und Kontakt zu Rettungsdiensten
   o    Hygiene: Desinfektionsstationen, Abstandsregeln, Maskenpflicht prüfen
    
5. Nachbereitung
   o    Feedback: Teilnehmer um Rückmeldungen bitten
   o    Dankesbotschaften: Gästen und Helfern danken
   o    Dokumentation: Fotos, Videos und Berichte sichern

1.1 Art der Veranstaltung

Der erste Schritt besteht darin, genau festzulegen, welche Art von Veranstaltung Sie organisieren möchten. Die Anforderungen variieren je nach Eventtyp stark. Soll es eine Hochzeit, ein Betriebsausflug, ein Konzert, ein Seminar oder gar eine Messe sein? Jede dieser Veranstaltungen bringt spezifische Anforderungen und Ziele mit sich.

Überlegen Sie sich folgende Fragen:

• Welche Erwartungen sollen bei den Teilnehmern geweckt werden?
• Was ist das Hauptziel der Veranstaltung? Networking, Weiterbildung, Unterhaltung?
• Welchen Rahmen möchten Sie setzen: formell, informell, luxuriös oder eher leger?

Das Format der Veranstaltung bestimmt viele weitere Faktoren, wie etwa den Veranstaltungsort, die Dauer und das Rahmenprogramm.

1.2 Zielgruppe und Teilnehmer

Wer ist Ihre Zielgruppe? Dies ist ein entscheidender Aspekt, da Ihre Gäste den Erfolg der Veranstaltung maßgeblich beeinflussen. Sie sollten deren Bedürfnisse und Erwartungen so gut wie möglich verstehen.

Zu berücksichtigende Aspekte:

• Demografie: Alter, Beruf, Interessen
• Anzahl der Gäste: Ein kleines, exklusives Event erfordert andere Planungen als eine Großveranstaltung mit Hunderten von Teilnehmern.
• Spezielle Bedürfnisse: Gibt es Gäste mit besonderen Anforderungen, z. B. Barrierefreiheit, spezielle Ernährungsvorgaben oder Sicherheitsanforderungen?

Je genauer Sie Ihre Zielgruppe definieren, desto besser können Sie die Veranstaltung auf deren Bedürfnisse abstimmen.

1.3 Ort der Veranstaltung

Der Veranstaltungsort ist einer der zentralen Faktoren, der das Erlebnis der Gäste prägen wird. Es ist wichtig, einen Ort auszuwählen, der den Erwartungen Ihrer Gäste entspricht und zur Art der Veranstaltung passt.

Folgende Punkte sollten Sie bedenken:

• Größe: Die Location sollte genügend Platz für alle Gäste und Aktivitäten bieten, aber auch nicht zu groß sein, um ein Gefühl der Leere zu vermeiden.
• Erreichbarkeit: Wie einfach ist der Veranstaltungsort für die Teilnehmer zu erreichen? Liegt er zentral oder wird ein Shuttle-Service benötigt.
• Technische Anforderungen: Gibt es ausreichend Stromanschlüsse, eine gute Akustik und die benötigte technische Ausstattung?
• Ambiente: Das Ambiente sollte die gewünschte Atmosphäre unterstützen. Eine elegante Hochzeit erfordert eine andere Umgebung als ein lockeres Firmen-Event.

1.4 Datum und Zeitpunkt

Die Wahl des richtigen Datums und Zeitpunkts kann entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung sein. Versuchen Sie, potenzielle Terminüberschneidungen mit anderen wichtigen Ereignissen zu vermeiden.

Hier einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Gibt es Feiertage oder Großveranstaltungen, die die Teilnahme beeinflussen könnten?
• Passt der gewählte Termin zum Lebensrhythmus der Zielgruppe (z. B. unter der Woche oder am Wochenende)?
• Gibt es saisonale Aspekte, die berücksichtigt werden müssen (z. B. Wetter, Urlaubszeiten)?

Der Zeitpunkt sollte zudem zum Thema der Veranstaltung passen. Business-Veranstaltungen bieten sich oft vormittags oder nachmittags an, während Gala-Abende oder Networking-Events besser in den Abendstunden stattfinden.

1.5 Zeitlicher Ablauf und Dauer der Veranstaltung

Wie lange sollte die Veranstaltung dauern? Hier gilt es, den Spagat zwischen einem zu vollen Programm und zu langen Pausen zu schaffen. Strukturierte Zeitpläne sorgen für eine reibungslose Durchführung und zufriedene Gäste.

Dinge, die Sie beachten sollten:

• Planen Sie ausreichend Zeit für die Hauptaktivitäten, aber auch Pausen und Networking-Möglichkeiten ein.
• Setzen Sie klare Start- und Endzeiten.
• Berücksichtigen Sie mögliche Verzögerungen. Es ist immer ratsam, Pufferzeiten einzubauen, um flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.

1.6 Kosten und Budgetplanung

Die Budgetplanung ist das Herzstück der Veranstaltung. Eine gut durchdachte Kostenaufstellung vermeidet unangenehme Überraschungen und sorgt dafür, dass Sie die Veranstaltung ohne finanzielle Überlastung durchführen können. Mit einem Haushaltsbuch behalten Sie Ihre Kosten im Blick und wissen genau, welchen finanziellen Rahmen Sie zur Verfügung haben.

Wichtige Kostenfaktoren:

• Location-Miete: Räume, Technik, Sicherheit
• Catering: Speisen, Getränke, Personal
• Technik: Audio-, Video-, Lichttechnik, IT-Equipment
• Personal: Sicherheitskräfte, Hostessen, Eventmanager, Techniker
• Werbung und Promotion: Marketingkosten für Flyer, Anzeigen, Social-Media
• Eventversicherung: Es empfiehlt sich, eine Versicherung abzuschließen, um unvorhersehbare Risiken abzudecken.

Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Kalkulation nicht nur die festen Kosten, sondern auch variable Posten (z. B. unvorhergesehene Ausgaben oder Änderungen am Programm) einplanen.

1.7 Papeterie gestalten

Die Papeterie spielt eine wichtige Rolle bei der gestalterischen Verwirklichung einer Veranstaltung und trägt maßgeblich zur Atmosphäre und Professionalität bei. Von den Einladungen bis zu den Menükarten ist eine sorgfältige Vorbereitung daher unerlässlich:

• Einladungen drucken lassen: Frühzeitig gedruckte Einladungen helfen dabei, den Gästen alle relevanten Informationen zukommen zu lassen. Achten Sie auf ein ansprechendes Design, das zum Thema der Veranstaltung passt, und geben Sie wichtige Details wie Datum, Ort und Dresscode an. Falls es noch keine genauen Veranstaltungsdaten gibt, können vorab Save-the-Date-Karten versendet werden.
• Tischkarten vorbereiten: Personalisierte Tischaufsteller sorgen für eine organisierte Sitzordnung. Sie helfen den Gästen, ihren Platz schnell zu finden, und dienen so als Basis zum Kennenlernen neuer Bekanntschaften.
• Menükarten gestalten: Menükarten bieten den Gästen eine Übersicht über die geplanten Speisen und Getränke. Ein harmonisches Design, das mit dem restlichen Event-Konzept abgestimmt ist, rundet das Gesamtbild ab und sorgt für ein stimmiges Ambiente.

Mit der richtigen Papeterie schaffen Sie eine stilvolle und durchdachte Atmosphäre, die Ihre Veranstaltung unvergesslich macht.

2.1 Auswahl des Caterings

Die Auswahl des Caterings sollte zur Veranstaltung passen – formelle Events erfordern meist ein gesetztes Essen, während bei lockeren Events ein Buffet oder Fingerfood ausreichen können.

Fragen, die Sie klären sollten:

• Art des Essens: Soll es ein Buffet, ein Menü oder Fingerfood sein?
• Spezielle Ernährungsbedürfnisse: Vegetarische, vegane und allergiefreundliche Optionen sind ein Muss auf jeder Art von Event.
• Stil des Caterings: Hochwertiges Catering mit mehreren Gängen oder ein einfacheres, aber dennoch schmackhaftes Buffet?

2.2 Getränkeauswahl

Die Getränkeauswahl sollte ebenfalls gut geplant sein. Stellen Sie sicher, dass eine ausreichende Vielfalt vorhanden ist: Wasser, Softdrinks, Kaffee, Tee und eventuell auch alkoholische Getränke wie Wein und Bier.

Denken Sie auch an:

• Ggf. einen Barkeeper?
• Die ausreichende Kühlung der Getränke, insbesondere bei Sommerveranstaltungen.

2.3 Präsentation der Speisen und Getränke

Passend zum Flair Ihrer Veranstaltung sollten Sie auch die gesamte optische Gestaltung im Auge behalten. Wählen Sie Gastro- und Event-Zubehör, welches optisch zum Thema des Events passt.

An folgende Dinge sollten Sie denken:

• Benötigen Sie Tischaufsteller, Eventbänder, Nummernblöcke, Gutscheinmarken-Rollen, Speisekarten-Mappen und weiteres Event-Zubehör?

3.1 Technik und Logistik

Alle technischen Aspekte sollten perfekt vorbereitet sein. Ein Ausfall von Mikrofonen, Beamern oder Lichtanlagen kann den Ablauf stören und hinterlässt bei den Gästen einen schlechten Eindruck.

• Technische Proben: Vor der Veranstaltung ist es sinnvoll, einen vollständigen Testlauf aller Geräte durchzuführen.
• Vor-Ort-Techniker: Stellen Sie sicher, dass ein Techniker zur Verfügung steht, um im Notfall schnell reagieren zu können.

3.2 Gästeempfang

Ein professioneller Empfang sorgt für einen positiven ersten Eindruck und schafft eine entspannte Atmosphäre.

Planen Sie hierfür:

• Ein gut organisiertes Check-in ein. Bei größeren Veranstaltungen können eventuell Namensschilder sinnvoll sein.
• Freundliches Personal, das die Gäste begrüßt und bei Fragen zur Verfügung steht.
• Damit die Gäste auch nach der Feier ihre Jacken wiederfinden, hilft ein Garderoben-Nummernblock bei der Beschriftung der Bekleidung.

3.3 Zeitmanagement

Die Einhaltung des Zeitplans ist während der Veranstaltung entscheidend. Achten Sie darauf, dass alle Programmpunkte pünktlich beginnen und enden, damit sich der gesamte Ablauf nicht verzögert.

4.1 Feedback einholen

Das Einholen von Feedback ist ein wertvolles Instrument, um herauszufinden, was gut funktioniert hat und was bei zukünftigen Events verbessert werden kann. Sie können dafür Online-Fragebögen verwenden.

4.2 Dankesbotschaften

Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern und den beteiligten Dienstleistern. Eine persönliche Danksagung kann das Erlebnis abrunden und die Beziehungen stärken. Hierzu empfehlen sich Motivkarten mit passendem Motivpapier, welches thematisch zu Ihrer Veranstaltung passt.

4.3 Erfolgsmessung

Überprüfen Sie, ob die Ziele der Veranstaltung erreicht wurden. Wurde das Feedback positiv aufgenommen? Wie war die Teilnehmerzahl? Nutzen Sie diese Informationen, um die nächsten Veranstaltungen noch erfolgreicher zu gestalten.

4.4 Dokumentation

Erstellen Sie eine umfassende Dokumentation der Veranstaltung. Dies umfasst Fotos, Videos und Berichte, die bei der Nachbereitung helfen und als Referenz für zukünftige Events dienen.

5. Sicherheitskonzept – ein unverzichtbarer Aspekt jeder Veranstaltungsplanung

Neben der allgemeinen Planung, dem Catering und der Logistik ist das Thema Sicherheit ein zentraler Bestandteil jeder Veranstaltung. Ein durchdachtes Sicherheitskonzept sorgt nicht nur dafür, dass sich die Teilnehmer sicher fühlen, sondern schützt auch vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Vor allem bei größeren Events oder Veranstaltungen mit besonderen Anforderungen ist die Erstellung eines Sicherheitskonzepts unerlässlich.

5.1 Rechtliche Vorgaben und Genehmigungen

Zunächst einmal ist es wichtig sich mit den örtlichen Vorschriften und Gesetzen vertraut zu machen. Für Veranstaltungen ab einer bestimmten Größe oder Art gibt es oft spezielle Regelungen, die eingehalten werden müssen. Hier einige Punkte, die Sie im Vorfeld klären sollten:

• Genehmigungen
• Brandschutzbestimmungen
• Veranstaltungshaftpflichtversicherung

5.2 Sicherheitskräfte und Personal

Je nach Größe und Art der Veranstaltung kann es notwendig sein, professionelles Sicherheitspersonal einzusetzen. Besonders bei öffentlichen Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern oder VIP-Gästen ist es wichtig, für ausreichenden Schutz zu sorgen.

• Zugangs- und Eingangskontrollen: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zur Veranstaltung haben. Dies kann durch Einlasskontrollen, das Tragen von Namensschildern oder Armbändern und ggf. durch Sicherheitskräfte gewährleistet werden.
• Crowd-Management: Bei großen Menschenansammlungen sollte das Verhalten der Menge überwacht und kontrolliert werden, um Panik oder Unfälle zu vermeiden. Professionelle Sicherheitskräfte können dabei helfen, den Zustrom der Gäste zu steuern und Engpässe zu verhindern.
• Notfallteam: Es kann sinnvoll sein, ein Notfallteam oder Ersthelfer vor Ort zu haben, die im Falle eines medizinischen Notfalls oder eines anderen Vorfalls schnell eingreifen können.

5.3 Technische Sicherheitsmaßnahmen

Technische Sicherheitsmaßnahmen spielen eine wichtige Rolle, um die Veranstaltung abzusichern und potenzielle Gefahren zu minimieren. Hier sind einige wichtige Aspekte:

• Videoüberwachung
• Notbeleuchtung und Fluchtwegkennzeichnung
• Sound- und Lichttechnik

5.4 Erstellung eines Notfallplans

Ein umfassender Notfallplan ist für die Sicherheit der Teilnehmer und den reibungslosen Ablauf unerlässlich. Dieser Plan sollte sowohl den Veranstaltern als auch dem Personal und den Sicherheitskräften bekannt sein.

Was sollte ein Notfallplan enthalten?

• Evakuierungsplan: Ein klarer Plan, wie die Teilnehmer im Falle eines Notfalls sicher evakuiert werden können, ist entscheidend. Definieren Sie sichere Sammelpunkte und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, wie sie diese im Notfall erreichen.
• Kontakt zu Rettungsdiensten: Informieren Sie die Rettungsdienste (Feuerwehr, Polizei, Krankenwagen) im Voraus über die Veranstaltung.
• Kommunikationssystem: Ein zuverlässiges Kommunikationssystem zwischen den verschiedenen Teams (Veranstalter, Sicherheitspersonal, Techniker) ist wichtig, um schnell auf unvorhergesehene Situationen reagieren zu können. Es empfiehlt sich, mobile Geräte oder Funkgeräte zu verwenden, um in Echtzeit kommunizieren zu können.

5.5 Gesundheitsschutz und Hygiene

Besonders seit der Corona-Pandemie ist der Gesundheitsschutz auf Veranstaltungen ein großes Thema geworden. Es gibt zahlreiche Maßnahmen, die Sie umsetzen können, um die Gesundheit der Gäste zu schützen:

• Hygienemaßnahmen
• Abstandsregelungen
• Maskenpflicht und Testkonzepte

Event planen mit SIGEL

Ihre Veranstaltung steht in den Starlöchern und Sie können es kaum erwarten, Ihre Gäste ein wunderschönes Event erleben zu sehen! Mit unserer Veranstaltungs-Checkliste und dem Gastro- und Event-Zubehör von SIGEL kann auf Ihrem Event nichts mehr schief gehen. Viel Spaß beim Feiern – wünscht SIGEL.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.