Notizbücher können als Selbstmanagement-Tool eingesetzt werden. Inwiefern nutzen Sie Notizbücher in Ihrer täglichen Arbeit?

Ich bin ein bisschen „old school“. Ich mag das Handschriftliche. Damit ich bei den verschiedenen Verhandlungen und Mandanten die Details im Kopf behalten kann, mache ich tägliche To-Do-Listen im Notizbuch. Bei Verhandlungen sind sehr viele Notizen notwendig. Als Verhandlungscoach schreibe ich sehr viel mit, damit sich mein Mandant komplett auf sein Gegenüber konzentrieren kann. Ich bin da, um Zwischentöne wahrzunehmen. Also schreibe ich wie ein Weltmeister mit und brauche dafür Notizbücher.
 

Sie könnten auch auf einem iPad oder Laptop mitschreiben. Warum fokussieren Sie sich auf die Handschrift?

Ich empfinde Laptops in Verhandlungssituationen als störend, als visuelle Barriere. Wenn möglich, sollte verhindert werden, dass jeder mit seinem Laptop erscheint, aufklappt und als Schutzschild vor sich trägt. Deshalb gehen wir ausschließlich mit Papier in Verhandlungen. Ich finde auch, dass das Tippen stört. Das tut dem Flow der Verhandlung nicht gut.

Wie sieht für Sie das perfekte Notizbuch aus?

Es soll gut aussehen, es soll sich gut anfühlen, schlicht sein, denn ich nutze nur ein Buch. Es ist mein Arbeitsmittel am Verhandlungstisch und ich muss schnell Seiten austauschen können. Super funktional. Das Papier muss edel aussehen. Ich mag das Beige. Ich mag, dass es nicht besonders dick ist aber dennoch nicht transparent. Man kann normal darauf schreiben. Ja, es muss hochwertig aussehen.
 

Führen Sie mehrere Bücher parallel, je nach unterschiedlichem Verwendungszweck oder pro Projekt?

Ich nutze nur ein Buch im Jahr. Das heißt ich habe nicht pro Mandanten oder Fall ein Notizbuch. Das wäre alles zu viel. Wir gehen aus der Verhandlungssituation raus und dann findet unmittelbar danach die Evaluation mit meinem Verhandlungsteam statt. Das heißt, was haben wir gelernt, wo befinden wir uns gerade, wo sind wir im Verhandlungsprozess, was sind die nächsten Schritte. Und dafür nutze ich auch das, was ich mitgeschrieben habe. Danach wird das ganze digitalisiert und das Papier vernichtet, aus Gründen der Vertraulichkeit.
 

Wie organisieren Sie sich generell?

Sowohl mit Papier als auch digital. Das eine schließt das andere nicht aus. Das ist im 21. Jahrhundert so. Ich bin ein großer Fan von „am Tisch analog und Notizbuch, im Anschluss digitalisieren“. In Verhandlungen kommt es sehr stark darauf an, richtig zu dokumentieren. Die Dokumentation ist ein Lernmittel, ein Modi. Du kannst viel über deinen Kunden lernen, du kannst viel über Verhandlungen lernen, und das musst du dokumentieren.

ISMAN & Partner ist eine Unternehmensberatung für komplexe Verhandlungs- und Konfliktlösungsprozesse. In welcher Weise unterstützen Notizbücher in diesen Prozessen?

In der Vorbereitung mit dem Mandanten ist das extrem wichtig. Ich mache mir Gedanken, Notizen über Auftraggeber und Gespräche. Dann überlege ich mit meinem Team und dem Team des Kunden über die Verhandlungsstrategien und Taktiken, die wir einsetzen können, designen und strukturieren den Prozess. Wir machen eine Forderungsübersicht im Sinne von „was sind unsere Interessen, was wollen wir haben“, das können wir alles in einem Notizbuch machen. In der Vorbereitung, dann für mich am Verhandlungstisch.

Aber auch zur Visualisierung. Wenn kein Flipchart im Raum vorhanden ist und du im Notizbuch eine leere Seite aufschlägst, kannst du das nutzen, um dem Gegenüber oder dem Verhandlungsleiter etwas zu visualisieren. Visualisierungen sind extrem wichtig in Verhandlungen. Gerade wenn du viel mit Zahlen zu tun hast. Es ist die Kombi zwischen Wort, hören und sehen. Es schafft ein besseres Verständnis, erleichtert die Kommunikation. Du kannst die Herleitung der Logik, deiner Folgerung, deiner Berechnung aufzeigen, damit du deine Gedanken den anderen zeigst. Je weniger Barrieren du schaffst, je mehr Barrieren du abbaust in der Verhandlung, umso leichter setzt sich Vertrauen durch.
 

Wie kann man Notizbücher für die Weiterbildung einsetzen?

Wir bieten Weiterbildungen an, in denen wir Teams in allen Aspekten der Verhandlungsführung fit machen. Da nutzen wir Notizbücher, wir nennen sie „Negotiation Playbooks“. Das hat eine Analogie zum American Football: mehrere Spielzüge werden genaustens durchdacht. Jeder soll sich sein eigenes Playbook zurechtlegen. Das bedeutet, im Weiterbildungsprogramm bekommen die Teilnehmer:innen alles beigebracht, was ich weiß. Von Strategien zu Taktikten. Was du sagen kannst, um die Situation wieder zu entschärfen und so weiter. Und das muss sich jeder zu seinem persönlichen Plan erarbeiten. Dafür soll dieses Buch dienen. Dort baut sich jeder seinen eigenen Verhandlungsschatz auf. 

Vielen Dank für das Interview.