Die Vorteile eines effektiven Zeitmanagement sind demnach folgende:

1. Effektives Zeitmanagement hilft, Stress abzubauen: Immer mehr Menschen leiden an einem Burnout oder an Burnout-Symptomen. Müdigkeit, Gereiztheit oder depressive Verstimmungen gehören zu den Beschwerden, die auftreten können, wenn Sie unter zu großem Stress leiden. Mit einem effektiven Zeitmanagement können Sie Hektik und Stress vermeiden, weil Sie genau wissen, welche Aufgaben Sie zu erledigen haben und wie diese priorisiert sind.
2. Zeitmanagement hilft Ihnen, produktiver zu arbeiten: Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen, Aufgaben produktiver abzuarbeiten und somit Ihren Arbeitstag effizienter zu gestalten und strukturieren.
3. Zeitmanagement verschafft Ihnen mehr Zeit im Alltag: Durch eine gezielte Planung Ihrer Zeit reduzieren sich unnötige Aufgaben. Dadurch erledigen Sie nur Aufgaben, die von Ihnen priorisiert werden und somit haben Sie am Ende vom Tag oder sogar am Ende einer Arbeitswoche mehr Zeit zur Verfügung. Außerdem hilft Zeitmanagement dabei, eine klare Grenze zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen. 
4. Durch Zeitmanagement lassen sich schlechte Angewohnheiten ablegen: Wenn Sie gezielt auf Ihr Zeitmanagement achten und dieses überdenken, fallen Ihnen dabei vielleicht schlechte Angewohnheiten auf, an denen Sie arbeiten können. Beachten Sie dabei, dass sich Angewohnheiten, egal ob gut oder schlecht, nicht von heute auf morgen ändern lassen. Wichtig ist, dass Sie diese erkennen und sich darum bemühen, daran zu arbeiten.

Mit sogenannten Zeitdieben oder Zeitfressern sind die Dinge gemeint, die Sie vom Arbeiten abhalten. Oft passiert diese Ablenkung unbewusst – am Ende des Tages summiert sich die verlorene Arbeitszeit jedoch und ist dafür verantwortlich, dass Sie mit Ihrem Zeitmanagement durcheinanderkommen. Grundsätzlich lassen sich die Zeitdiebe in zwei Kategorien einteilen – und zwar in solche, die selbstverschuldet sind und solche, die durch andere Personen entstehen.

Selbstverschuldete Zeitdiebe

Diese Zeitdiebe sind selbstverschuldet und bringen Ihr Zeitmanagement durcheinander:

• schlechte oder gar keine Zeitplanung und -einteilung
• fehlende Struktur und Übersicht über anstehende To-dos
• Unklarheit der Prioritäten oder keine Einteilung in Prioritäten
• fehlende Disziplin
• falsche Technik und fehlende zeitsparende Arbeitsmittel
• unorganisierter Schreibtisch sowohl offline als auch online

Bei den selbstverschuldeten Zeitdieben liegt es in Ihrer Verantwortung, diese zu beheben und eine passende Lösung zu finden. Oft sind die Lösungen einfacher, als man denkt. Wichtig ist, dass Sie sich der Zeitfresser bewusst werden und diese aktiv beheben. 

Zeitfresser, die von anderen verschuldet sind

Etwas komplizierter ist es, wenn es sich um Zeitdiebe handelt, die von anderen verschuldet sind, wie beispielsweise:

• unplanbare Unterbrechungen wie spontane Meetings, Gespräche mit Kollegen, Besuche, Telefonate oder Ähnliches
• fehlende oder schlechte Kommunikation und behinderter Informationsfluss
• keine übergeordnete Koordination zwischen Arbeitsabläufen und Aufgaben
• Überlastung aufgrund von Personalmangel
• zu viele Meetings

Zeitdiebe, die Sie nicht selbst verschuldet haben, lassen sich schwerer verhindern, da Sie diese nicht direkt beeinflussen können. Sie können jedoch lernen, klare Grenzen zu setzen und auch aktiv „Nein“ zu sagen, wenn Sie merken, dass Sie sich gestört fühlen.

Weitere Tipps:

• Versuchen Sie, übergeordnete Arbeitsabläufe mit Ihrem Vorgesetzten zu besprechen, sodass von vornherein klar ist, wie wer welche Aufgaben übernimmt.
• Achten Sie darauf, nur an sinnvollen und mehrwertbringenden Meetings teilzunehmen.
• Sie können versuchen, sich Ihren Arbeitstag so zu strukturieren, dass Sie auch Pufferzeiten miteinplanen. Dann werden Sie von ungeplanten Zeitdieben nicht mehr so stark aus der Bahn geworfen.
  
   

Zeitmanagement im Homeoffice

Im Homeoffice erfordert gutes Zeitmanagement ständige Anpassung. Flexibilität und die Bereitschaft, neue Methoden auszuprobieren, sind entscheidend, um eine ausgewogene und produktive Arbeitsweise zu erreichen. Letztendlich ist es eine Kombination aus Disziplin, Struktur und Selbstfürsorge, die zu einem erfolgreichen Zeitmanagement im Homeoffice führt. Für Tipps für mehr Produktivität im Homeoffice können Sie unseren informativen Blogbeitrag lesen. 

Zeitmanagement: Pareto-Prinzip, ALPEN-Methode und Pomodoro im Vergleich

Um effektiv mit den Herausforderungen im Arbeitsalltag umzugehen, können verschiedene Zeitmanagement-Methoden eingesetzt werden. Je nachdem, welche individuellen Vorlieben Sie haben, kann eine der vorgestellten Methoden einen positiven Einfluss auf Ihr persönliches Zeitmanagement haben.

1. Pareto-Methode: Die Pareto-Zeitmanagement-Strategie leitet Sie an, schnell zu erledigende Arbeiten bereits zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen, sodass Sie sich weniger belastet den größeren Aufgaben widmen können. Die Pareto-Methode basiert dabei auf der 80/20-Regel: Sie erreichen 80 Prozent Ihrer Ergebnisse durch 20 Prozent Zeitaufwendung. Wenn Sie demnach 80 Prozent Ihrer Arbeitsergebnisse innerhalb kürzester erledigen, gewinnen Sie dadurch mehr Zeit für die Bearbeitung der übrigen 20 Prozent Ihrer Aufgaben.
2. ALPEN-Methode: Die ALPEN-Methode ähnelt dem Eisenhower-Prinzip. Beide Methoden basieren darauf, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit aufzuteilen. Der Begriff ALPEN ist ein Akronym – jeder Buchstabe steht als Abkürzung für eine zentrale Idee:

   ​​​A = Aufgaben aufschreiben
   L = Länge einschätzen
   P = Pufferzeit einplanen
   E = Entscheidungen treffen
   N = Nachkontrolle

   Jeder Buchstabe steht für einen Arbeitsschritt. Wenn Sie diese Methode anwenden, erhalten Sie am Ende einen Tagesplan, an dem Sie sich orientieren können. 

3. Pomodoro-Methode: Der Hintergrund der Pomodoro-Methode beruht auf Francesco Cirillo, der eine Küchenuhr in Form einer Tomate (italienisch „pomodoro“) nutzte, um die Zeit zu stoppen. Bei dieser Zeitmanagement-Strategie geht es darum, Intervalle einzulegen: Sie arbeiten 25 Minuten lang und legen anschließend in einem fünfminütigen Intervall eine Pause ein. So entstehen zwischen den einzelnen Arbeitsintervallen immer wieder Pausen von fünf Minuten. Das fördert die Konzentration und steigert die Motivation und Produktivität.

Natürlich ist nicht jede Methode für Sie geeignet und passt zu Ihrem Arbeitsstil – hier lohnt es sich, verschiedene Strategien auszuprobieren.

• Tipp #1: Setzen Sie Prioritäten und konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben.
• Tipp #2: Teilen Sie Ihre Aufgaben in Zeitblöcke ein und setzen Sie sich Zeitlimits.
• Tipp #3: Vermeiden Sie Multitasking und konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe. 
• Tipp #4: Nutzen Sie Zeitmanagement-Tools oder Notizbücher und Kalender, um den Überblick zu behalten.
• Tipp #5: Legen Sie regelmäßige Pausen ein. Das hilft Ihnen, Ihre Konzentration aufrecht zu erhalten und Ermüdung zu vermeiden. 
  
   

Zeitmanagement-Tools vereinfachen Ihren Arbeitsalltag

Sie sind eher der Typ, der sich gerne handschriftlich seine To-dos aufschreibt, Listen in Notizbüchern führt und seinen Arbeitsalltag in einem persönlichen und selbstgestalteten Kalender organisiert und führt? Das ist vollkommen in Ordnung und kann sogar von Vorteil sein, um sich Aufgeschriebenes besser zu merken.

Alternativ sind auch Online-Zeitmanagement-Tools ein guter Weg zu einem effektiven Zeitmanagement. Sie helfen Ihnen Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen, Aufgaben zu organisieren und somit die Produktivität zu steigern. Mit Zeitmanagement-Tools können Sie

• Aufgaben verteilen und Aufgabenlisten erstellen. 
• Termine eintragen und Ihren Kalender pflegen.
• Ihre Zeiten verfolgen und tracken.
• im Team arbeiten.
• sich Analysen und Berichte aufzeigen lassen.

Letztendlich dienen Zeitmanagement-Tools dazu, Sie bei der Organisation, Planung und Optimierung Ihrer Zeit zu unterstützen.

Effektives Zeitmanagement mit SIGEL

Ganz gleich, ob Sie lieber Online-Tools verwenden oder händisch Ihre Aufgaben planen – wichtig ist, dass Sie überhaupt planen. Mit den Produkten von SIGEL haben Sie eine gute Grundlage, um Ihre Zeit sinnvoll einzuteilen und Ihre Aufgaben zu strukturieren. Holen Sie das meiste aus Ihrem Arbeitstag und schaffen Sie sich so wertvolle Freizeit!

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird das generische Maskulinum eingesetzt. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.